Gérer les profils

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Gérer les profils

 

acces Un profil est un outil permettant de réaliser la tarification des prestations.

 

Menu : Paramétrages /  Gérer les profils

Rôle : Gestionnaire de facturation

 

Un profil permet de regrouper plusieurs lignes d’articles à facturer. Il explique quels articles doivent être facturés pour un groupe logique d’inscriptions.

 

Un ou plusieurs profils permettent donc la génération des pré-factures.

 

icn_info Un profil est propre à une période de l'année scolaire ou à l'année scolaire sur un site de connexion. Il peut être rattaché à une ou plusieurs étiquettes.

 

Description d'un profil

 

Un profil est composé de deux parties :

•L'entête : Libellé et étiquettes,

•Les lignes de profil  : Sélection des articles, étiquettes, commentaires, remises.

 

icn_moins        Entête de profil :

 

•Libellé : 100 caractères maximum (champ obligatoire)

•Sélection des étiquettes du profil : permet de filtrer les apprenants pris en charge par le profil

 

 

icn_moins        Lignes du profil

 

Un profil contient des lignes d’articles à facturer ou des commentaires :

 

•Numéro ligne : Numéro de la ligne

•Code article : par défaut initialisé à partir du code de l'article (vide si ligne de commentaire)

•Libellé article : par défaut initialisé à partir du libellé de l'article (modifiable, champ obligatoire)

•Quantité : Nombre décimal (limité à deux décimales, modifiable, champ obligatoire)

•Prix : initialisé à partir du prix de l'article (limité à deux décimales, modifiable)

•Remise : définit si la remise est appliquée sur le prix unitaire ou le montant global

•Type : en forfait (montant) ou pourcentage (champ obligatoire si remise)

•Valeur remise : Valeur de la remise, ne peut être supérieur au montant de l'article (champ obligatoire si remise)

•Commentaire remise : saisie d'un champ libre 100 caractères maximum

•Étiquette de la ligne : étiquettes permettant de filtrer les inscriptions prises en charge par la ligne

 

 

 

 

Les actions sur les profils

 

Les profils permettent de générer automatiquement les pré-factures, c'est à dire de générer automatiquement des lignes d’articles en fonction des étiquettes.

 

icn_info Les étiquettes présentes dans l'entête du profil permettent d'effectuer un filtre global sur les inscriptions à rattacher au profil.
Les étiquettes présentes dans les lignes de profil permettent d'effectuer un filtre sur la ligne d'article concernée en plus du filtre global.

 

icn_moins        Ajouter un profil

 

•Cliquer sur b_profils_ajouter et renseigner les données de l'entête du profil :

e_profils_creer_entete
 

oSaisir le libellé du profil,

oCliquer sur b_tag_ajouter, OGAPI vous propose la liste de toutes les étiquettes valides déjà créées,
icn_attention Seules les étiquettes valides, sans date de fin de validité, seront proposées.

oSélectionner le ou les étiquettes et b_valider,

icn_info La ou les étiquettes sélectionnées dans l'entête du profil permettent de filtrer les apprenants qui seront rattachés à ce profil.
 

•Renseigner les données des lignes de profil. Celles-ci contiennent lignes d’articles à facturer, des étiquettes et/ou des commentaires,

oCliquer sur b_ajouter_article et cocher le ou les articles déjà créés dans OGAPI et b_valider,

oCliquer sur e_profils_creer_detail_commentaire et saisir un commentaire si vous le souhaitez et b_valider,
icn_attention Le commentaire sera visible sur les factures à destination des familles.

oModifier l'ordre d'affichage des lignes : sélectionnez une ligne puis cliquez sur e_profils_detail_descendre ou e_profils_detail_monter.

 

•Enregistrer b_enregistrer le profil.

 

icn_info Les étiquettes présentes dans l'entête du profil permettent d'effectuer un filtre global sur les inscriptions à rattacher au profil.

 

Les étiquettes présentes dans les lignes de profil permettent d'effectuer un filtre sur la ligne d'article concernée en plus du filtre global.

 

icn_explication Dans l'exemple, le profil "Facturation des chambres" va récupérer toutes les inscriptions ayant pour étiquette CH1, CH2, CH3. Par contre, la ligne d'article LOYER 1 ne sera affectée qu'aux inscriptions ayant pour étiquette CH1.

 

 

 

icn_moins        Ajouter / supprimer une étiquette dans un profil

 

icn_info Les étiquettes peuvent être ajoutées soit au niveau du profil, soit au niveau des lignes du profil.

 

Ajouter une étiquette au niveau du profil :

•Un profil peut avoir de 0 à X étiquettes,

•L'étiquette doit être créée auparavant.

 

•Cliquer sur le profil pour afficher le détail :
icn_info A la sélection du profil, celui-ci change de couleur e_profil_survol_zoom25.
 

oCliquer sur b_tag_ajouter, OGAPI vous propose la liste de toutes les étiquettes valides. Sélectionner la ou les étiquettes et b_valider,

icn_info La ou les étiquettes sélectionnées dans l'entête du profil permettent de filtrer les apprenants qui seront rattachés à ce profil.
 

 

•Supprimer e_inscriptions_tag_sup une ou des étiquettes;

•Enregistrer b_enregistrer le profil.

 

icn_attention Il n'est pas possible d'ajouter deux fois la même étiquette et l'étiquette doit être valide (sans date de fin de validité).

 

icn_attention Si un article est déjà associé à un régime, il n'est pas possible d'ajouter une étiquette de type Régime dans sa ligne.

 

 

 

icn_moins        Supprimer un profil

 

•Sur la liste des profils, cocher le ou les profils :
e_profils_supprimer

•Cliquer sur b_supprimer pour supprimer le profil.

 

 

 

icn_moins        Dupliquer un profil

 

•Sur la liste des profils, cocher le profil que vous souhaitez dupliquer :
e_profils_supprimer

•Cliquer sur b_dupliquerProfil, le profil est alors dupliqué à l'identique,

•Le libellé est suivi de " - dupliqué", vous pouvez ensuite modifier le libellé.

 

 

 

icn_moins        Reprendre un profil de l'année scolaire précédente

 

Quand plusieurs années scolaires sont ouvertes, il est possible de reprendre les profils de l'année précédente :

•Se connecter sur l'année N+1,

•Dans le menu Paramétrages / Gérer les profils, cliquer sur b_RepriseProfil,

•Sélectionner le ou les profils à reprendre,

•b_valider votre sélection.

 

Les profils sont directement repris dans votre liste.

 

 

 

Les actions sur les lignes du profil

 

Les profils regroupent plusieurs lignes d’articles à facturer. Pour chacun de ces articles on peut modifier le prix, le libellé visible par la famille, la quantité et une remise.

 

icn_moins        Détail de la ligne de profil

 

Une ligne d'article est caractérisée par :

•

•Numéro ligne : Numéro de la ligne

•Code article : par défaut initialisé à partir du code de l'article (vide si ligne de commentaire)

•Libellé article : par défaut initialisé à partir du libellé de l'article (modifiable, champ obligatoire)

•Quantité : Nombre décimal (limité à deux décimales, modifiable, champ obligatoire)

•Prix : initialisé à partir du prix de l'article (limité à deux décimales, modifiable)

•Remise : définit si la remise est appliquée sur le prix unitaire ou le montant global

•Type : en forfait (montant) ou pourcentage (champ obligatoire si remise)

•Valeur remise : Valeur de la remise, ne peut être supérieur au montant de l'article (champ obligatoire si remise)

•Commentaire remise : saisie d'un champ libre 100 caractères maximum

•Étiquette de la ligne : étiquettes valides permettant de filtrer les apprenants pris en charge par la ligne

 

icn_attention Le montant de la remise ne peut être supérieur au montant de l'article.

 

 

 

icn_moins        Ajouter / supprimer un article ou commentaire dans une ligne de profil

 

•Cliquer sur le profil pour afficher le détail :
icn_info A la sélection du profil, celui-ci change de couleur e_profil_survol_zoom25.

•Cliquer sur b_ajouter_article, cocher le ou les articles déjà créés dans OGAPI puis b_valider,

•Cliquer sur e_profils_creer_detail_commentaire, saisir les données, ajouter une étiquette si besoin puis b_valider.
icn_attention Le commentaire sera visible sur les factures à destination des familles.

•Cliquer sur b_supprimer pour supprimer une ligne d'article ou de commentaire,

•Enregistrer b_enregistrer le profil.

 

 

 

 

icn_moins        Modifier un article dans un profil

 

•Cliquer sur le profil pour afficher le détail :
icn_info A la sélection du profil, celui-ci change de couleur e_profil_survol_zoom25.

•Cliquer sur b_modifier pour modifier un article. Vous pourrez alors :

oModifier le Nom, la Quantité, le Prix,

oSélectionner ou non une remise sur le montant (en forfait ou pourcentage),

oAjouter une ou plusieurs étiquettes valides (sans date de fin de validité),

oValider b_valider vos modifications.

•Cliquer sur b_supprimer pour supprimer une ligne d'article ou de commentaire

•Cliquer sur b_ajouter_article ou e_profils_creer_detail_commentaire pour ajouter une nouvelle ligne

•b_enregistrer.

 

 

 

icn_moins        Ajouter une étiquette dans une ligne de profil

 

icn_info Les étiquettes peuvent être ajoutées soit au niveau du profil, soit au niveau des lignes du profil dans l'article ou dans un commentaire.

 

 

Ajouter une étiquette au niveau des lignes du profil :

 

•Une ligne de profil peut avoir de 0 à X étiquettes,

•L'étiquette doit être créée auparavant.

 

 

•Cliquer sur le profil pour afficher le détail :
icn_info A la sélection du profil, celui-ci change de couleur e_profil_survol_zoom25.

•Cliquer sur b_modifier pour modifier un article ou un commentaire. Vous pourrez alors :

oModifier le Nom, la Quantité, le Prix,

oSélectionner ou non une remise sur le montant (en forfait ou pourcentage),

oAjouter et/ou supprimer e_inscriptions_tag_sup une ou plusieurs étiquettes

ob_valider les modifications sur les articles,

 

•N'oublier pas d'enregistrer vos modifications b_enregistrer du profil.

 

icn_attention Il n'est pas possible d'ajouter deux fois la même étiquette et l'étiquette doit être valide (sans date de fin de validité).

 

icn_attention Si un article est déjà associé à un régime, il n'est pas possible d'ajouter une étiquette de type Régime dans sa ligne.

 

 

 

icn_moins        Déplacer une ligne dans un profil

 

•Cliquer sur le profil pour afficher le détail :
icn_info A la sélection du profil, celui-ci change de couleur e_profil_survol_zoom25.

•Sélectionner une ligne puis cliquez sur e_profils_detail_descendre ou e_profils_detail_monter pour modifier l'ordre d'affichage

•Enregistrer b_enregistrer vos modifications du profil.