⇨Cliquer sur pour ajouter une convention,

⇨Saisir les caractéristiques de la convention,

⇨Après avoir saisi les différentes informations, vous pouvez les enregistrer .

Vous pouvez créer plusieurs convention à la suite en passant par l'option 'Enregistrer et nouveau' . Une nouvelle fiche de saisie sera alors proposée.

A l'enregistrement, la liste des conventions de l'utilisateur est alimentée, vous pouvez alors :

•l'éditer,

•la modifier,

•la valider,

•faire un avenant,

•l’annuler,

•la clôturer.

⇨Sélectionner la convention à modifier,

L'accès à la modification d'une convention est différent selon son statut :

Si la convention est au statut 'En préparation', il est possible de :

⇨modifier toutes les données.

Si la convention est au statut statut 'Validée' et non liquidée, il est possible de :

⇨reprendre la convention en modification ,

Elle reprend alors le statut 'En préparation'.

⇨Certaines de ses données peuvent être modifiées (zone non grisée)

Si la convention est au statut 'Validée' et liquidée, il est possible de :

⇨modifier la convention,

⇨ajouter de nouvelles lignes dans les échéanciers.

⇨Enregistrer les modifications.

Remarques :

➢suite à une modification, le système indique le nom de l’utilisateur qui a modifié et la date de dernière modification sur la convention,

➢si la ligne d’échéancier est liquidée, titrée ou mandatée, elle ne peut plus être modifiée,

➢si le titre ou le mandat ont été refusés, la ligne de l’échéancier ne peut pas être modifiée :

⇨il faut ajouter une nouvelle ligne dans l’échéancier et refaire la liquidation,

➢une convention créée sur un autre exercice ne peut pas être reprise en modification () si elle a déjà été liquidée,

➢pour modifier une convention annulée ou clôturée par erreur, il faut la valider à nouveau.

Pour modifier des informations complémentaires sur une convention validée et liquidée, l'utilisateur doit passer par un avenant.

Il s’agit d’une édition par fusion Word. Un modèle standard est livré avec l'application, il est possible d'en créer des copies afin de les modifier.

Important : pendant cette édition, il est recommandé de laisser faire le système et de ne pas lancer d’autre procédure en même temps.

⇨Sélectionner la(les) convention(s) à éditer,

⇨Cliquer sur pour  l'imprimer,

⇨Sélectionner un des modèles Word proposés dans la zone 'Choix de l'édition' puis choisir la 'Destination' :

•Word : cette case est coché par défaut, elle va permettre de lancer la fusion du modèle sélectionné avec les données de la (des) convention(s).

•Impression immédiate :

⇨Valider par .

Une convention ne peut être validée que si la date de signature est renseignée. Il est possible aussi de valider une convention qui a été ‘Clôturée’ ou ‘Annulée’ par erreur pour la reprendre.

⇨Sélectionner la convention à valider,

⇨Cliquer sur pour la valider.

Une convention validée est visible par tous les utilisateurs de la comptabilité centre et ordonnateur.

A la validation, un numéro continu sur l’exercice est indiqué afin d’assurer une continuité dans la création des conventions : n° identifiant convention validée par exercice

L'ajout d'un avenant est possible sur les conventions de l'exercice encours.

⇨Cliquer sur pour ajouter un avenant,

Une fenêtre identique à celle de la fiche de la convention s’ouvre.

⇨Cliquer sur et sélectionner la convention sur laquelle l’avenant est réalisé.

Le système indique automatiquement les références de la convention dans l’entête de l’avenant. Ces données sont modifiables.

⇨Saisir les caractéristiques de l'avenant sur la convention,

⇨Après avoir saisi les différentes informations, vous pouvez les enregistrer .

A l’enregistrement cet avenant est automatiquement relié à la convention mère et il porte aussi le même numéro de convention.

Une convention est annulée lorsque celle-ci n’aboutit pas dans sa réalisation. Il est possible d’annuler une convention si celle-ci a été validée mais non encore liquidée.

⇨Sélectionner la (les) convention(s) à annuler,

⇨Cliquer sur pour la (les) annuler,

⇨Cliquer sur pour valider l'annulation,

⇨Saisir le motif d'annulation,

⇨Valider par .

Les conventions validées et au moins une fois liquidée peuvent être clôturées.

Une convention est clôturée lorsque celle-ci est terminée. Il est possible de clôturer une convention si celle-ci a été au moins une fois liquidée.

⇨Sélectionner la (les) convention(s) à clôturer,

⇨Cliquer sur pour la (les) clôturer,

⇨Cliquer sur pour valider la clôture,

⇨Saisir le motif de clôture,

⇨Valider par .

⇨Sélectionner la (les) convention(s) à supprimer,

⇨Cliquer sur pour la (les) supprimer,

Le système vous demande de confirmer la suppression :

⇨Cliquer sur pour valider la suppression,

Si la convention a été validée, annulée ou clôturée, il n’est plus possible de la supprimer définitivement de la liste.