A partir de la liste des dénominations de l'établissement rédigeant la convention :

⇨cliquer sur pour ajouter une nouvelle dénomination,

⇨saisir ses critères :

Dénomination de l'établissement qui réalise les conventions

•Nom : saisie obligatoire correspondant au nom utilisé par la convention*,

•Adresse complète : saisie facultative de l'adresse de l'établissement*,

•Dénomination à prendre par défaut : coché à oui, la dénomination sera utilisée par défaut pour l'ensemble des centres et des utilisateurs lors de la création d'une nouvelle convention,

Remarques :

- une seule dénomination peut être cochée par défaut à Oui sur l'établissement,

- la dénomination attribuée par défaut en création de convention peut être modifiée par l'utilisateur.

Responsable de l'établissement

•Nom : saisie facultative du nom du responsable de l'établissement*,

•Fonction (ex : directeur) : saisie facultative de la fonction du responsable*.

⇨Enregistrer la dénomination de l'établissement.

Vous pouvez créer plusieurs dénominations de l'établissement à la suite en passant par l'option 'Enregistrer et nouveau' . Une nouvelle fiche de saisie sera alors proposée.

Une dénomination peut être modifiée tant qu'elle n'est pas rattachée à une convention validée. Son statut par défaut peut être modifié même si la dénomination est rattachée à une convention validée.

A partir de la liste des dénominations de l'établissement rédigeant la convention :

⇨Sélectionner la dénomination à modifier,

⇨cliquer sur pour la modifier,

⇨modifier les critères (impossible pour les dénominations sur convention validée),

⇨modifier le statut de la dénomination (par défaut à oui ou non)

⇨Enregistrer les modifications.

A partir de la liste des dénominations de l'établissement rédigeant la convention :

⇨Sélectionner la dénomination à supprimer,

⇨cliquer sur pour la supprimer.

On peut supprimer une dénomination uniquement si elle n'est pas déjà utilisée dans une convention sinon le message ci-dessous apparaît :

A partir de la liste des natures de convention :

⇨cliquer sur pour ajouter une nouvelle nature,

⇨saisir ses critères :

•Code : saisie obligatoire du code de la nature (2 caractères maximum),

•Libellé : saisie obligatoire du libellé de la nature de la convention.

⇨Enregistrer la nature de convention.

Vous pouvez créer plusieurs natures de convention à la suite en passant par l'option 'Enregistrer et nouveau' . Une nouvelle fiche de saisie sera alors proposée.

A partir de la liste des natures de convention :

⇨Sélectionner la nature à modifier,

⇨cliquer sur pour la modifier,

⇨modifier le libellé,

Le changement de libellé entraîne le changement de nature sur toutes les conventions déjà réalisées.

⇨Enregistrer les modifications.

A partir de la liste des natures de convention :

⇨Sélectionner la nature à supprimer,

⇨Cliquer sur pour la supprimer.

On peut supprimer une nature uniquement si elle n'est pas déjà utilisée dans une convention sinon le message ci-dessous apparaît :

A partir de la liste des types de rémunération :

⇨cliquer sur pour ajouter un type de rémunération,

⇨saisir ses critères :

•Code : saisie obligatoire du code du type de rémunération (2 caractères maximum),

•Libellé : saisie obligatoire du libellé du type de rémunération.

⇨Enregistrer le type de rémunération.

Vous pouvez créer plusieurs types de rémunération à la suite en passant par l'option 'Enregistrer et nouveau' . Une nouvelle fiche de saisie sera alors proposée.

A partir des types de rémunération :

⇨Sélectionner le type de rémunération à modifier,

⇨cliquer sur pour le modifier,

⇨modifier le libellé,

Le changement de libellé entraîne le changement de type de rémunération sur toutes les conventions déjà réalisées.

⇨Enregistrer les modifications.

A partir des types de rémunération :

⇨Sélectionner le type de rémunération à supprimer,

⇨cliquer sur pour le supprimer.

On peut supprimer un type de rémunération uniquement s'il n'est pas déjà utilisé dans une convention sinon le message ci-dessous apparaît :

A partir de la liste du paramétrage comptable pour liquider :

⇨cliquer sur pour ajouter une clé (de recette dans la partie haute et de dépense dans la partie basse),

⇨saisir ses critères :

•Exercice : initialisé par l'exercice de connexion (non modifiable),

•Centre constitutif : initialisé par le centre de connexion (non modifiable),

•N° de clé pour liquider : initialisé par le système lors du premier enregistrement de la clé (non modifiable),

•Compte budgétaire : saisie obligatoire du compte budgétaire,

•OF : à 1 'Budget' par défaut mais modifiable pas l'utilisateur,

En dépense, l’origine de financement 3 ‘Ressources Affectées’ n’est pas autorisée car les dépenses sur RA nécessitent des contrôles de disponibles non mis en place dans le module des conventions. La saisie de la RA sera alors faite en modification sur la liquidation générée.

•Centre de responsabilité : saisie facultative du centre de responsabilité à affecter à la clé,

•Destination : saisie facultative de la destination à affecter à la clé.

Si ces codes du Budget Gestion ne sont pas saisis dans la clé, les centres ayant une gestion du BG obligatoire devront les re-saisir au moment de la création de la convention.

⇨Enregistrer la clé.

Vous pouvez créer plusieurs clés à la suite en passant par l'option 'Enregistrer et nouveau' . Une nouvelle fiche de saisie sera alors proposée pour le type sélectionné (Dépense ou Recette).

Il est impossible de modifier une clé si elle est référencée dans une convention.

A partir de la liste du paramétrage comptable pour liquider :

⇨Sélectionner la clé à modifier,

⇨cliquer sur pour la modifier,

⇨modifier les critères,

⇨Enregistrer les modifications.

A partir de la liste du paramétrage comptable pour liquider :

⇨Sélectionner la clé à supprimer,

⇨cliquer sur pour la supprimer.

On peut supprimer une clé uniquement si elle n'est pas déjà utilisée dans une convention sinon le message ci-dessous apparaît :

A partir de la liste des signataires de convention :

⇨cliquer sur pour ajouter un signataire,

⇨saisir ses critères :

•N° Signataire : numéro du signataire initialisé par le système,

•Nom : saisie obligatoire de la dénomination du signataire*,

•Fonction : saisie facultative de la fonction du signataire (Directeur, Auteur...)*

⇨Enregistrer le signataire.

Vous pouvez créer plusieurs signataires à la suite en passant par l'option 'Enregistrer et nouveau' . Une nouvelle fiche de saisie sera alors proposée.

Les données d’un signataire référencé dans une convention validée ne peuvent être modifiées que par l’utilisateur qui l’a créé.

A partir de la liste des signataires de convention :

⇨Sélectionner le signataire à modifier,

⇨cliquer sur pour le modifier,

⇨modifier les critères,

⇨Enregistrer les modifications.

A partir de la liste des signataires de convention :

⇨Sélectionner le signataire à supprimer,

⇨cliquer sur pour la supprimer.

On peut supprimer un signataire uniquement s'il n'est pas déjà utilisé dans une convention sinon le message ci-dessous apparaît :

A partir de la liste des tiers contractants :

⇨cliquer sur pour ajouter un tiers contractant,

⇨saisir ses critères :

•N° contractant : numéro du tiers initialisé par le système,

•Personne Morale : saisie obligatoire de la personne morale avec son adresse*,

•Qualité du représentant : saisie facultative de la qualité du représentant (Directeur, Auteur...)*

•Complément d'information : saisie facultative*

•Signataire principal : saisie facultative du signataire principal (le signataire doit être créé au préalable)

Le signataire peut être saisi directement dans la convention.

•Actif : coché à oui pour pouvoir utiliser le contractant dans une convention

•Origine de la création : initialisé par la système à 'Cocwinelle'

⇨Enregistrer le Tiers contractant.

Vous pouvez créer plusieurs contractants à la suite en passant par l'option 'Enregistrer et nouveau' . Une nouvelle fiche de saisie sera alors proposée.

Les données d’un contractant référencé dans une convention validée ne peuvent être modifiées que par l’utilisateur qui l’a créé.

A partir de la liste des Tiers contractants :

⇨Sélectionner le contractant à modifier,

⇨cliquer sur pour le modifier,

⇨modifier les critères,

⇨Enregistrer les modifications.

Pour désactiver un contractant, il suffit de sélectionner Non dans la Zone 'Actif'.

A partir de la liste des Tiers contractants :

⇨Sélectionner le contractant à supprimer,

⇨cliquer sur pour la supprimer.

On peut supprimer un contractant uniquement s'il n'est pas déjà utilisé dans une convention sinon le message ci-dessous apparaît :

Il est possible de désactiver un contractant pour qu'il ne soit plus utilisable dans une nouvelle convention.

⇨Faire un clic droit sur le modèle à dupliquer, puis cliquer sur 'Dupliquer le modèle' dans le menu contextuel,

Une ligne est ajoutée dans la liste reprenant le libellé du modèle dupliqué suivi de '(copie)'. Il est de type 'Personnel'.

⇨Faire un clic droit sur ce nouveau modèle, puis cliquer 'Ouvrir modèle' dans le menu contextuel.

Le document Word est ouvert : vous pouvez maintenant le modifier comme bon vous semble.

Les mots entre crochets ( [ ] ) ou rubriques identifient les données issues de l'application, donc la partie variante de l'édition. Le reste constitue le texte statique, identique pour toutes les pages.

A ce niveau, il est possible de :

⇨changer les polices, les formats... comme dans tout autre document Word ; ces modifications peuvent également être appliquées sur les rubriques,

⇨supprimer une rubrique : la sélectionner, puis appuyer sur la touche Suppr du clavier.

⇨déplacer une rubrique : la sélectionner, faire couper (menu Edition / Couper), puis coller à l'endroit où l'on veut la placer (menu Edition / Coller).

Pour ré-insérer une rubrique que vous avez supprimée, voir le point suivant.

Pour faire apparaître une deuxième fois une rubrique, se placer à l'endroit voulu, sélectionner le menu Insertion / Renvoi..., puis choisir "Signet" comme catégorie. Dans la liste des rubriques qui s'affiche en-dessous, sélectionner celle que l'on souhaite dupliquer et cliquer sur le bouton Insérer.

⇨Quand les modifications du modèle sont terminées, fermer la fenêtre Word.

⇨Renommer votre modèle word,

⇨Enregistrer le modèle à partir de la fenêtre Gestion des modèles de convention.

Si vous souhaitez réinsérer dans un de vos modèles Word personnalisés un signet que vous avez supprimés, procédez comme suit :

⇨faire un clic droit sur le modèle standard puis Dupliquer,

⇨faire un clic droit sur la copie du modèle standard puis Ouvrir Modèle,

⇨sélectionner le signet à recopier (crochet [ ] inclus),

⇨cliquer sur Edition / Copier

⇨fermer le modèle sans fermer la fenêtre Word,

⇨réduire la fenêtre Word ,

⇨faire un clic droit sur le modèle Word à modifier puis Ouvrir Modèle,

⇨positionner le curseur à l'endroit où le signet doit être collé,

⇨cliquer sur Edition / Coller,

⇨quand les modifications du modèle sont terminées, fermer la fenêtre Word,

⇨Enregistrer le modèle à partir de la fenêtre Gestion des modèles de convention.

La copie du modèle standard qui a servi à récupérer le signet peut être supprimé.

Si vous souhaitez utiliser dans un de vos modèles Word personnalisés un signet plusieurs fois, procédez comme suit :

⇨faire un clic droit sur le modèle Word à modifier puis Ouvrir Modèle,

⇨positionner le curseur à l'endroit où le renvoi doit être inséré,

⇨cliquer sur Insertion / Renvoi..., la fenêtre de renvoi s'affiche :

⇨dans la zone 'Catégorie :', sélectionner 'Signet'

⇨dans la zone 'Pour le signet', sélectionner le signet à réutiliser,

⇨cliquer sur 'Insérer',

⇨le renvoi apparaît dans le modèle Word entre accolade { REF etb_conv_nom_lb \h }

⇨quand les modifications du modèle sont terminées, fermer la fenêtre Word,

⇨Enregistrer le modèle à partir de la fenêtre Gestion des modèles de convention.