Quand le remboursement peut être groupé sur un avis aux familles avec une pension supérieure à ce remboursement, on rentre dans le cadre habituel des remises d’ordre.

Par contre si le remboursement ne peut pas se déduire d’une ligne de pension, on sort du cadre de la remise d’ordre et on doit pratiquer différemment.

Ce remboursement peut être fait par réduction de titre, mais l’usage de la compensation conduit à une réduction de titre sur le titre collectif, accompagné d’un reversement de mandat sur le mandat collectif. Ce procédé est complexe et ces opérations ne peuvent être remontées à la facturation Libellule.

Il a donc été décidé, avec l’accord de l’Inspection, de traduire ce remboursement par une dépense aboutissant à un mandat.

Le remboursement passe par la facturation Libellule, pour être ensuite importé en comptabilité par l'interface Libellule . Pour un meilleur suivi il est conseillé, pour ces cas exceptionnels, de faire un lot spécifique par remboursement.

Paramétrage préalable :

•dans Cocwinelle :

➢le compte concerné est le compte 7096 Rabais, remises ristournes accordés par l'établissement sur les prestations de services,

➢ce compte est mixte dans la nomenclature et peut donc fonctionner en dépenses,

➢le compte 7096 doit avoir été préalablement ouvert au budget ou par DM, ou être ouvert à zéro, en fonctionnement / charges.

•dans Libellule :

➢un article de facturation Libellule de type Remboursement ou de type Bourses, appelé par exemple « REMBPENS » doit être créé et associé au compte 7096 : Rabais, remises ristournes sur les services.

Procédure de remboursement de pension :

•dans Libellule :

⇨Le remboursement de pension est saisi comme une ligne de facture sur l’article Libellule de remboursement de pensions, avec le montant voulu en négatif.

•dans Cocwinelle :

⇨L'importation du lot suit le procédé habituel sur le centre :

✓La ligne de remboursement de pension apparaît dans l’onglet des bourses,

✓La procédure de compensation habituelle s’applique. En fonction des montants à compenser cette ligne peut apparaître sur un mandat individuel, sur le mandat collectif du lot, ou être éclatée entre les 2.

Remarques :

➢Interprétation comptable : il s’agit du fonctionnement normal des RRR (Remises, rabais, ristournes)

➢Contrôle du disponible :

✓Si le compte 7096 a été ouvert à zéro, ou n’a pas de crédit suffisant, les différentes étapes de validation signaleront un dépassement du disponible au chapitre 70 en dépenses.

✓Il faudra donc que les différents acteurs (centre, ordonnateur, agent comptable) outrepassent les messages signalant ce dépassement.

✓Ces "dépenses" au 7096 venant en réduction du chapitre 70 et non en augmentation de la classe 6, il n'y a pas de difficultés particulières à accepter le dépassement.

C'est le cas, par exemple, d’un élève démissionnaire qui doit rembourser la partie de la bourse correspondant à la période où il n’est plus présent dans l’établissement.

Ce remboursement peut être fait par reversement de mandat, mais l’usage de la compensation conduit au reversement de mandat sur le mandat collectif, accompagné d’une réduction de titre sur le titre collectif. Ce procédé est complexe et ces opérations ne peuvent être remontées à la facturation Libellule.

Il a donc été décidé, avec l’accord de l’Inspection, de traduire ce remboursement par une recette aboutissant à un titre.

Le remboursement passe par la facturation Libellule, pour être ensuite importé en comptabilité par l'interface Libellule . Pour un meilleur suivi il est conseillé, pour ces cas exceptionnels, de faire un lot spécifique par remboursement.

Paramétrage préalable :

•dans Cocwinelle :

➢les comptes qui peuvent être concernés sont :

✓6571 : Bourses accordées par l’établissement,

✓6574 : Bourses accordées par l’Etat,

✓6577 : Aide sociale en faveur des élèves (F.S.L)

➢ces comptes sont désormais mixtes dans la nomenclature et peuvent donc fonctionner également en recettes,

➢le compte concerné par le remboursement doit avoir été préalablement ouvert par DM ou être ouvert à zéro, en fonctionnement / produits.

•dans Libellule :

➢un article de facturation Libellule de type Pension, appelé par exemple « REMBBOURS » doit être créé et associé au compte concerné (6571, 6574 ou 6577),

➢si plusieurs des comptes 657x sont concernés, il faut créer un article de facturation Libellule différent pour chaque compte.

Procédure de remboursement de bourse :

•dans Libellule :

⇨Le remboursement de bourses est saisi comme une ligne de facture sur l’article de remboursement de bourses, avec le montant voulu en positif.

•dans Cocwinelle :

⇨L'importation du lot suit le procédé habituel sur le centre :

✓La ligne de remboursement de bourses apparaît dans l’onglet des pensions,

✓La procédure de compensation habituelle s’applique. En fonction des montants à compenser cette ligne peut apparaître sur un titre de recette individuel, sur le titre collectif du lot, ou être éclatée entre les 2.

Interprétation comptable en prenant le 6574 comme exemple :

➢habituellement, ce compte fonctionne en débit,

➢pour ce remboursement il fonctionne en crédit,

➢le solde (débiteur) du 6574 correspond donc aux bourses versées moins les remboursements,

➢ce solde peut être comparé aux versements de bourses faits par l’état (compte 74884) pour vérifier l’équilibre entre bourses reçues de l’état et bourses versées aux élèves.