Problématique
Le budget de gestion (BG) permet de suivre un découpage fonctionnel de l’établissement, en définissant des Centres de Responsabilité et des Destinations. Il a pour vocation de présenter le fonctionnement propre de chaque établissement et c’est à chaque établissement de l’adapter à ses besoins.
Les centres de responsabilités
IL S’AGIT D’UN DÉCOUPAGE VERTICAL DE ÉTABLISSEMENT
Les centres constitutifs sont un découpage grossier de l’établissement, en particulier suite aux regroupements de centres qui ont été imposés par une application plus stricte de la réglementation.
Le budget de gestion permet de suivre un découpage fonctionnel de l’établissement, en définissant des Centres de Responsabilité (en abrégé CR).
Par exemple, si un établissement a deux activités d’exploitations distinctes d’horticulture et de viticulture, il peut définir un Centre de Responsabilité pour chacune de ses activités.
La définition d’un centre de responsabilité correspond en général à la présence d’un responsable fonctionnel pour ce CR.
Ce besoin est le besoin essentiel que l'on veut couvrir pour la mise en œuvre du budget de gestion.
Les centres de responsabilités
IL S’AGIT D’UN DÉCOUPAGE HORIZONTAL DE ÉTABLISSEMENT
Outre l’axe des Centres de Responsabilité, le budget de gestion comporte un axe des Destinations.
Dans leur définition initiale les destinations sont des missions de l’établissement (formation initiale, formation continue, recherche...).
Le croisement entre destinations et CR est nécessaire dans l’enseignement supérieur qui a souvent une organisation matricielle, avec des départements (CR) intervenant sur plusieurs destinations.
Dans le technique, la séparation lycée / cfppa / cfa fait que les missions principales correspondent au découpage en centres constitutifs.
Comme Cocwinelle ne dispose pas encore d’une comptabilité analytique, il a été envisagé de détourner les Destinations de leur vocation initiale, pour en faire des ventilations selon les besoins.
Cette démarche est à faire avec prudence.
Complexité de l’outil construit pour le supérieur
Le budget de gestion développé dans Cocwinelle à l’intention de l’enseignement supérieur est complexe : 3 niveaux de hiérarchie pour les CR, 3 niveaux de hiérarchie pour les destinations, tableaux sur mesure à construire nécessitant la maîtrise d’Excel.
Outil proposé à l’enseignement technique
Dans la version simplifiée, il n’y a qu’un niveau pour les Centres de Responsabilités.
Les destinations, si elles sont utilisées, n’ont aussi qu’un niveau.
Les tableaux sont produits par le logiciel, avec une présentation similaire à l’exécution du budget comptable.
Un outil ouvert
En réalité l’outil simplifié et l’outil complexe s’appuient sur la même base de données.
Tous les établissements du technique et du supérieur disposent des deux outils, qui sont deux visions différentes des mêmes données.
Après une première expérience de la version simplifiée, un établissement du technique qui aurait besoin de la version complexe peut la mettre en œuvre, voire faire coexister les deux approches.
Dans la version simplifiée, les 3 niveaux de hiérarchie pour les CR et les destinations subsistent, même s’ils sont souvent masqués à l’utilisateur.
Indépendance du budget de gestion et du budget comptable
Ces deux budgets sont indépendants dans leurs structures et leurs prévisions. Les Centres de Responsabilité ne sont pas liés, informatiquement, aux Centres Constitutifs. Les prévisions du Budget de gestion ne sont pas liées, informatiquement, aux prévisions du Budget Comptable.
Tout ce qui concerne le budget de gestion se passe dans les applications Centre et Ordonnateur, le budget de gestion n’apparaît nulle part chez l’agent comptable.
Contrairement au budget comptable, il n’existe aucune réglementation détaillée du budget de gestion, même pour les rares établissements où il est obligatoire.
En effet le budget de gestion a pour vocation de présenter le fonctionnement propre de chaque établissement et c’est à chaque établissement de l’adapter à ses besoins.
Le Budget de Gestion et les ARS
Le budget de gestion est une solution plus ouverte que les ARS pour suivre des départements. Les ARS sont alors dédiées au suivi de conventions ou autres enveloppes particulières.
Par contre si les ARS donnent satisfaction à votre établissement, vous pouvez parfaitement choisir de ne pas mettre en oeuvre le budget de gestion ou de différer ce démarrage à un autre exercice.
Tableau comparatif :
|
A.R.S. |
Budget de gestion |
Vision de synthèse de plusieurs départements |
Non |
Oui |
Prévisions sur le département |
Globale |
Déclinable jusqu'au compte de niveau 4 |
Possibilité de suivre une A.R.S. de convention à travers plusieurs départements |
Non |
Oui |
Possibilité de croiser avec les destinations |
Non |
Oui |
Saisie des imputations en engagement ou liquidation |
Simple dans la ligne |
Nécessite l'accès à un onglet supplémentaire |
Un exemple pédagogique est construit dans cette documentation pour présenter plusieurs cas de figure.
Accès aux notions étudiées dans le chapitre :
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