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Fichier, Élèves

Gestion, Etats civils à traiter

 

Après l'immatriculation des élèves par la DGER (à partir de données remontées précédemment) et après d'éventuelles mise à jour de ces mêmes informations sur le site Web Indexa2, vous pouvez recevoir un fichier constitué des Identifiants Nationaux des Apprenants (INA) et des états-civils des élèves ayant subit une modification sur le site Indexa2.

 

Après avoir intégré le fichier de descente de données, intitulé : Descente INA et états civils, (par le module Echange) Libellule vous permet de traiter les États-civils différents de ceux dans votre base Libellule

 

Cette option affiche tous les élèves pour lesquels une modification de l'état civil a été effectuée sur le site Indexa2. Vous pouvez ainsi :

⇨Accepter l'état civil (ce qui mettra à jour votre base avec les informations reçues) ou

⇨Refuser l'état civil (l'état civil de votre base Libellule ne sera pas modifié), ou encore

⇨Ne rien faire (si vous souhaitez prendre un peu plus de temps pour choisir l'une des 2 actions ci-avant).

 

Il arrive parfois qu'il n'y ait aucune différence entre l'état civil Libellule et celui reçu. Cela se produit quand la fiche de l'élève a été modifiée après la remontée de l'enquête statistique. Dans ce cas il vous suffit d'accepter ou rejeter pour traiter l'état civil.

 

Une édition peut vous permettre de préparer la récupération des états-civils, si vous avez besoin de consulter des personnes ou des documents avant de prendre la décision de récupérer ou non les états civils. Elle est a votre disposition depuis la liste des états civils à traiter en cliquant sur .

 

⇨ Sélectionner tous les élèves Ctrl+A et imprimer : Liste des états-civils à traiter.

 

⇨ Dans la colonne de droite, vous pouvez barrer les mentions inutiles, ou entourer la mention utile.

 

La liste des états civils à traiter est d'une présentation particulière, vous ne pouvez pas modifier le tri, ni modifier l'apparence de cette fenêtre :

 

 

Légende :

 

Pour chaque élève, les informations apparaissent sur 2 lignes :

⇨La première ligne en noir, concerne VOS données dans VOTRE base Libellule.

⇨La deuxième ligne, en mauve, concerne les données reçues qui n'ont pas été encore enregistrées dans votre base.

⇨Les différences sont affichées en mauve et en gras.

 

Dans l'écran ci-dessus, les différences mises en évidence se situent au niveau des prénoms de l'état civil. Les informations de la base Libellule sont incomplètes. Vous pouvez donc comparer aisément, vos informations et les informations redescendu de la DGER.

 

L'icône vous informe que les données reçues sont plus longues que les champs devant recevoir ces données dans Libellule. Vous êtes libre de les Accepter ou de les Refuser. Dans le cas où vous les acceptez, l'information sera tronquée proprement. C'est-à-dire que cette information trop longue, sera coupée au niveau d'un espace et au maximum de la longueur pouvant être enregistrée.

 

Actions possibles :

 

La sélection multiple est possible. Pour un ensemble d'élève sélectionné , vous avez 3 actions possibles depuis le menu contextuel (clic-droit) ou les icônes :

 

✓ Accepter l'état civil :

 

⇨affichage : le titre État-civil reçu passe en vert et le titre État-civil Libellule en blanc.

⇨conséquence : vous souhaitez récupérer les informations reçu pour l'élève sélectionné. Elles iront remplacer les informations dans votre base.

 

✓ Refuser l'état civil :

 

⇨affichage : le titre État-civil reçu passe en rouge et le titre État-civil Libellule en blanc.

⇨conséquence : vous ne voulez pas récupérer les informations reçu pour l'élève sélectionné.

 

✓ Ne rien faire :

 

⇨affichage : pas de changement dans l'affichage.

⇨conséquence : vous ne changez rien et en quelque sorte, vous reportez à plus tard votre choix d'accepter ou de refuser.

 

Cet élève vous sera représenté lors de la réouverture de cette liste d'état-civil à traiter.

 

Exemple de lecture :

➢Les états civils des élèves DELOM, DUVIELLA DESCAZEAUX et FONCHIN sont acceptés, et seront mis à jour dans la base Libellule.

➢L'état civil de l'élève DIOUY est refusé, il ne sera pas enregistré dans la base Libellule. Et ce, après avoir choisi Enregistrer et fermer.

➢L'état civil de l'élève FOURNIOLS sera représenté à la prochaine ouverture de cette liste, alors que les autres ne seront plus à traiter.

 

 

A la sortie de cette fenêtre, votre base Libellule est mise à jour suivant les actions que vous aurez sélectionnées.

Les élèves pour lesquels vous aurez sélectionné l'action Accepter ou Refuser ne réapparaîtront plus dans cette liste d'état-civil à traiter.

 

Si vous avez accepté l'état-civil reçu, la fiche de l'élève sera mise à jour avec toutes les informations de l'état-civil contenu dans le fichier de descente de données.

 

La constitution de l'état civil :

 

Cet état-civil est constitué de toutes les informations suivantes :

 

⇨nom de naissance de l'élève

⇨nom d'usage

⇨prénom d'usage

⇨liste des prénoms de l'état civil

⇨sexe

⇨civilité

⇨date de naissance

⇨commune de naissance

⇨pays de naissance