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Le module élève offre les fonctionnalités permettant l’inscription des élèves ainsi que la gestion des responsables.

 

 

⇨Inscription de l’élève : Gestion / Inscription

C’est ici qu’on procède à la saisie des renseignements administratifs de l’élève, ainsi qu’à son inscription à une formation. On consigne également ici tout ce qui concerne la vie de l’élève au sein de l’établissement (régime, conditions de régime, responsabilité etc…). Sont également disponibles sur cette fiche, les renseignements concernant le cursus de l’élève. Cette option permet également d'effectuer des éditions pré-définies sur une liste d'élèves sélectionnés. (Certificat de scolarité, étiquettes etc.). Depuis cette entrée de menu, vous pouvez :

 

➢Ajouter un nouvel élève : Édition / Ajouter

➢Transférer un élève de l'année antérieure N-1 sur l'année N : Édition / Transfert de classe

➢Inscrire un élève ayant déjà quitté l'établissement une fois dans les années antérieures : Édition / Retour d'élèves

➢Renseigner une information identique dans l’inscription de plusieurs élèves : Édition / Traitement par lot

 

⇨Liste multi-critères liée aux élèves : Gestion / Liste multi-critères des élèves

Cette fonctionnalité permet d'effectuer des sélections plus complexes que l'option précédente, (sélection sur les formations suivies, sur les diplômes préparés, sur les responsables etc…) et en particulier sur des données consignées dans les zones à utilisation libre.

Comme dans l'option précédente, il est possible de procéder à l'édition d'états pré-définis sur une population sé lectionnée. (Liste des élèves avec langue vivante, avec responsable etc …)

 

⇨Saisie des responsables : Gestion / Responsables

De la même façon que pour les élèves, cette option permet d'une part la saisie et la consultation des renseignements concernant les responsables, d'autre part la sélection d'une population de responsables dans le but de procéder à des édition particulières.

 

⇨Liste multi-critères liée aux responsables : Gestion / Liste multi-critères des responsables

Comme la liste multi-critères liée aux élèves, cette option complète l'option précédente en permettant une sélection plus vaste sur les informations concernant les responsables.

 

⇨Tables locales et Champs libres : Menu Tables

Permet de définir des nomenclatures locales propres à chaque établissement

 

Les fonctionnalités du module Élèves :

 

⇨Affecter les élèves aux Ensembles d'élèves : Gestion / Affecter les élèves aux Ensembles d'élèves
Permet d'affecter les élèves aux ensembles d'élèves

⇨Constitution des fichiers pour INDEXA : Gestion / Inscription aux examens
Permet de faire la pré-inscription des élèves aux examens pour la remontée vers Indexa2

⇨Initialisation inscription administrative : Gestion / Initialisation inscription administrative
Permet d'inscrire de manière automatique la classe administratives des élèves MAP bénéficiant d'une inscription fonctionnelle

⇨Dossier d'Inscription des élèves : Gestion / Dossier d'Inscription des élèves
Permet d'éditer les dossiers d'inscription

⇨Etats civils à traiter : Gestion / Etat civils à traiter
Permet de traiter par lot tous les états civils

 

Information sur la gestion Élèves Responsables :

 

Chaque élève inscrit à une formation doit être rattaché à au moins un responsable.

Libellule gère les responsables et les élèves indépendamment, ce qui permet à un responsable (saisi une seule fois) de répondre de plusieurs élèves et à un élève de dépendre de plusieurs responsables. Le lien entre les deux se fait lors de la saisie de l’élève.

 

Néanmoins, les responsables et les élèves partagent le même carnet d’adresses.

A chaque nouvelle saisie d’adresse, il convient de vérifier qu’il n’y a pas déjà un individu (élève ou responsable) pour lequel cette même adresse à déjà été renseignée. Si c’est le cas, il suffit de sélectionner l’adresse en question pour l’attribuer au nouvel arrivant.

 

Comment optimiser la gestion des adresses dans Libellule

 

La marche à suivre pour optimiser la gestion des adresses dans Libellule est la suivante :

 

Exemple 1 : le responsable légal est le père de famille, la mère et les enfants partagent la même adresse que lui.

➢Saisie des renseignements concernant le père et saisie de son adresse

➢Saisie des renseignements concernant la mère et Sélection de l’adresse du père

➢Inscription des enfants et Sélection de l’adresse du père

 

De cette façon, l’adresse n’est conservée qu’une fois. En cas de modification, il suffit de venir sur n’importe lequel des individus pour valider la nouvelle adresse pour toute la famille.

 

Exemple 2 : Le père et la mère ne partagent pas la même adresse. L’élève est domicilié chez sa mère.

➢Saisie des renseignements concernant le père et saisie de son adresse

➢Saisie des renseignements concernant la mère et saisie de son adresse

➢Inscription de l’enfant et Sélection de l’adresse de la mère

 

Voir aussi : Cas particulier des DIMA, FAQ Élève