La fenêtre est divisée en 3 parties : écran
- partie concernant l’Abonné
- partie concernant son Adresse
- partie concernant son Abonnement
Abonné
Civilité : civilité de l’abonné, choisir dans la liste déroulante
Nom : nom de l’abonné (automatiquement saisi en majuscules)
Prénom : prénom de l’abonné (automatiquement transformé avec la 1re lettre en majuscule, et les suivantes en minuscules)
Titre ou organisation : ce champ est réservé au titre de l’abonné (exemple : député de la Drôme), ou à l’organisation dont il dépend (ex : CIJ de Bretagne)
Actif O/N ? : est-ce que l’abonné est actif oui ou non (automatiquement initialisé à oui à la création, champ inaccessible en saisie)
Adresse
Rue : le 1er champ est obligatoire, les 2 autres sont prévus si l’adresse est plus longue.
CP et Commune (en France) : code postal et commune adresse, par défaut, ces champs sont accessibles.
Le champ suivant, situé sur la même ligne est prévu pour le CEDEX si besoin.
Pays : par défaut, ce champ est initialisé à France. Si vous devez saisir une adresse à l’étranger, veuillez choisir le pays dans la liste ou taper les premières lettres du pays, pour que les champs suivant vous soient accessibles.
CP et Commune (à l’étranger) : ces champs ne sont accessibles que si le pays est différents de France. S’ils deviennent accessibles, les champs CP et Commune (en France) deviennent inaccessibles.
Abonnement
Année scolaire : champ automatiquement rempli, c’est l’année scolaire choisie à la connexion.
Type abonné : choisir le type d’abonné dans la liste déroulante.
Début : initialisée par défaut à la date du jour.
Fin : non accessible en création de fiche.
Nb d’exemplaire : initialisé par défaut à 1, mais vous pouvez le modifier.
Astuces :
Nom de l’abonné : en tapant les 1res lettres du nom ou le nom entier, puis en tapant soit sur la touche TAB , soit sur la touche ENTREE, soit en cliquant sur le bouton de recherche associé au nom 
, une liste d’individus apparaît. Elle vous présente tous les individus contenus dans la base Libellule, qui ne sont pas encore abonné à Présence, et dont le nom commence par les mêmes lettres. Il peut s’agir d’élèves, de responsables, de personnels, ou d’abonnés.
Si votre choix se porte sur un individu présent dans la base Libellule, la partie Abonné et la partie Adresse se rempliront automatiquement et ne seront plus accessible à la saisie (partie grisée). Seule la partie de l’abonnement restera accessible. Vérifiez bien l’adresse complète avant de choisir votre individu.
S’il s’agit d’un homonyme, sortez de la liste des individus à l’aide du bouton Annuler, afin de remplir son prénom et son adresse.
L’abonné doit obligatoirement posséder un nom OU un titre ou organisation.
CP et Commune (en France) : vous pouvez saisir ces informations de différentes manières :
soit en tapant les 2 premiers caractères du code postal et les premières lettres de la communes (puis touche TAB ou clic sur le bouton recherche);
soit en ne tapant que les premières lettres de la commune (puis );
soit en tapant la commune entière (puis ) ;
soit en tapant complètement le code postal et la commune.
Si la liste des communes correspondant à votre saisie s’affiche, choisissez dans la liste la commune que vous recherchez.
Pour les communes préfixées par Saint ou Sainte, ne taper que l’ abréviation puis un espace : ST GERVAIS. Les noms composés sont sans tiret.
IMPORTANT : si votre code postal correspond à un Cedex, l’intitulé CEDEX s’affiche automatiquement dans le 3me champ de cette ligne, après avoir validé la commune.Vous pouvez alors le compléter en ajoutant le numéro du cedex, si nécessaire.
Pays : Par défaut cette information est initialisée à France. Si vous devez renseigner une adresse à l’étranger, prenez soin de choisir le pays dans la liste déroulante de ce champ. Dès qu’un autre pays est sélectionné, les champs « CP et Commune (en France) » se grisent, et les champs « CP et Commune (à l’étranger) » apparaissent accessibles. Dans le cas d’adresse à l’étranger, il est important que vous réalisiez une vérification manuelle de votre saisie. Libellule n’est pas capable d’identifier les communes non françaises.