Deux entrées de menu sont disponibles pour gérer les présences/absences des stagiaires aux cours :

Saisie émargement par stagiaire: liste des cours par stagiaire pour une semaine donnée.

Saisie émargement par cours : liste des stagiaires par cours pour une semaine donnée.

 

1ère étape : Editer les feuilles d'émargement

 

Vous pouvez, à partir de cette fenêtre, éditer trois types de feuilles d'émargement.

Feuille d'émargement par cours : Liste des stagiaires suivant le cours avec l'indication d'absence prévue. Le ou les cours sélectionnés sont édités.

Feuille d'émargement pour une ou plusieurs journées : listes des stagiaires pour tous les cours de la journée ; si le stagiaire n'est pas inscrit au cours, alors la case correspondante est hachurée. S'il est prévu absent, la case contient "absent". Sinon, la case est vide. La période sur laquelle vous souhaitez sortir les feuilles d'émargement est demandée au lancement de l'édition.

Feuille d'émargement par demi-journée : même principe pour chaque demi-journée des jours choisis. La période sur laquelle vous souhaitez sortir les feuilles d'émargement est demandée au lancement de l'édition, ainsi que l'horaire de séparation entre les cours du matin et ceux de l'après-midi.

 

Pour cela, sélectionnez le ou les cours dont vous désirez la feuille d'émargement et activez l'option "Imprimer", puis sélectionnez l'édition désirée dans la liste.

 

         

 

 

2ème étape : Déclarer les stagiaires absents

 

Lorsque la feuille d'émargement vous revient avec les signatures, vous pouvez déclarer les absents à chaque cours.

 

Pour déclarer ou annuler les absences d'un ou plusieurs stagiaires, il vous suffit de sélectionner dans la partie droite du tableau le ou les stagiaires concernés et d'exécuter l'option Déclarer absence normale , Déclarer absence compensée , Déclarer absence Hors parcours ou Annuler absence .

 

La liste est mise à jour automatiquement, et les stagiaires sélectionnés apparaissent avec l'information "Déclaré absent" cochée si vous les déclarez absents, non cochée si vous annulez l'absence. Le type d'absence est initialisé à Normale, Compensée ou Hors Parcours en fonction du choix de l'option, la durée de l'absence est égale à la durée du cours. Vous pouvez modifier ces informations en ouvrant la fiche de l'absence constatée (Propriétés ou double-clic sur le stagiaire déclaré absent).

 

 

3ème étape : Valider le contrôle de l'émargement:

 

Lorsque vous vous trouvez sur la première liste de la fenêtre, vous pouvez voir l'option Valider le contrôle de l'émargement ou Annuler validation du contrôle de l'émargement . L'opération de validation vous permet de signaler que le contrôle de l'émargement pour ce cours a été réalisé. Il faut valider le contrôle de l'émargement pour que les absences constatées soient prises en compte dans le calcul des heures-stagiaires.

 

 

Ainsi, chaque cours émargé est signalé par le symbole .

 

Lorsqu'une absence prévue est saisie pour un stagiaire, la validation du contrôle de l'émargement d'un cours qui a lieu pendant cette absence crée automatiquement une absence constatée par l'émargement. Vous pouvez le voir dans la liste des stagiaires : la colonne Prévu absent vous indique la présence d'une absence prévue à cette date, puis la colonne Déclaré Absent est cochée après l'opération de validation.

 

Remarques :

- Après la validation du contrôle d'un cours, vous ne pouvez plus ni modifier une absence constatée à ce cours, ni en déclarer de nouvelle. Par contre il est toujours possible d'annuler des absences constatées.

- L'information enregistrée lors de la validation du contrôle de l'émargement prime sur les éventuelles absences prévues déclarées.

Exemple :

• On a déclaré une absence prévue pour Claire BAAB le 04/06/01. La colonne "Prévu absent" est cochée dans la liste des stagiaires.

• La validation du contrôle de l'émargement pour les cours du 04/06/01 a converti automatiquement cette absence prévue en absence constatée.

• Ensuite, on a annulé manuellement son absence par Annuler Absence.

   • Au final, Claire BAAB est comptée présente à ce cours.