Lorsque le lot passe à l'état Prêt pour contrôle comptable les factures sont générées et consultables. Les factures sont donc consultables pour les lots à l'état "Prêt pour contrôle comptable", "Contrôlé par la comptabilité", "Exporté", "Comptabilisé", "Annulé".
Dès que le lot est à l'état "comptabilisé", les factures peuvent être éditées au format PDF.
Menu : Facturation / Consulter les factures
Rôle : Gestionnaire facturation, Gestionnaire comptable
Description d'une facture
La facture contient les informations utiles et nécessaires à l’application de comptabilité Cocwinelle. Ces informations permettent également l’édition des documents à des destinations des familles.
Elle est composée de trois parties, l'entête, le détail et la partie basse. Les factures sont différentes en fonction de trois situations :
•Si le montant de la facture est positif et le destinataire de facture est prélevé,
•Si le montant de la facture est positif et le destinataire de facture n'est pas prélevé,
•Si le montant de la facture est négatif.
•Titre : initialisé à Facture •Titre secondaire : initialisé avec le libellé du lot •Cadre de gauche : informations liées à l'établissement (Voir le paramétrage) •Cadre de droite : identité, adresse et mail du destinataire de facture (Voir le paramétrage des apprenants)
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Il s'agit d'une reprise des lignes de la pré-facture en fonction des quotes-part des tiers :
•Commentaire : initialisé avec le commentaire présent dans le lot •Apprenant : Nom, Prénom de l'apprenant suivi du libellé de sa division •Régime : Régime de l'apprenant (Voir le paramétrage des apprenants) •Période : Initialisé à la date de début et de fin dans le lot •Numéro de facture : Initialisé automatiquement par OGAPI à partir du moment où le lot passe à l'état "Contrôlé par la comptabilité", unique sur chaque site élémentaire, •Date d'édition : Initialisé à la date à laquelle la facture est éditée •Détail : Initialisé à partir des pré-factures du lot •Prix unitaire : Initialisé à partir des pré-factures du lot •Quantité : Initialisé à partir des pré-factures du lot •Montant : Initialisé à partir des pré-factures du lot
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La partie basse est différente en fonction de la facture :
Cas d'un montant de facture positif avec destinataire prélevé :
•Coordonnées de l'agent comptable : initialisé à partir du paramétrage de l'établissement •Coordonnées du service de facturation : initialisé à partir du paramétrage de l'établissement •Coupon sur le prélèvement automatique
Cas d'un montant de facture positif sans prélèvement :
•Coordonnées de l'agent comptable : initialisé à partir du paramétrage de l'établissement •Coordonnées du service de facturation : initialisé à partir du paramétrage de l'établissement •Mode de règlement : numéraire, chèque, virement (initialisé à partir du paramétrage de l'établissement) •Coupon détachable : Initialisé à partir des informations du lot
Cas d'un montant de facture négatif :
•Coordonnées du destinataire de facture : initialisé à partir du paramétrage de l'établissement •Coordonnées du service de facturation : initialisé à partir du paramétrage de l'établissement
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