Fichier, Administration / communication 
Gestion, Importation d'Aplon 
Cette fonction permet d'importer les données administratives des apprenants et les données relatives aux responsables de ces apprenants.
Une procédure de synchronisation permet de mettre à jour les données dans Libellule si elles ont été modifiées dans Aplon.
L'importation pour chacun des deux fichiers s'effectue en plusieurs étapes distinctes dans l'ordre ci-dessous :
⇨Étape 1 : La génération de deux fichiers depuis Aplon : les données liées aux responsables et les données liées aux élèves
⇨Étape 2 : L'importation des données relatives aux responsables
⇨Étape 3 : L'importation des données relatives aux élèves
⇨Étape 4 : L'intégration des données des responsables dans Libellule
⇨Étape 5 : L'intégration des données des élèves dans Libellule
Étape 1 : générer les fichiers depuis Aplon
Étape 2 : depuis le menu de l'administrateur général, importer dans Libellule le fichier des responsables généré par Aplon
Importation du fichier des responsables
⇨Se connecter avec l'utilisateur administrateur général
⇨Cliquer sur Fichier, Administration / communication Gestion, Importation d'Aplon
⇨Cliquer sur Gestion, Importation des responsables 
⇨Choisir le fichier à intégrer. Il s'agit d'un fichier au format txt avec séparateur tabulation. (fichier généré par les procédures d'Aplon)
⇨Libellule pose alors une question :
Si vous choisissez OUI, alors la table ne contiendra que les nouvelles occurrences que vous êtes en train d'importer.
Si vous choisissez NON, alors vous retrouverez dans la table toutes les occurrences importées ainsi que toutes celles que vous aviez importé précédemment.
Étape 3 : depuis le menu de l'administrateur général, importer dans Libellule le fichier généré des élèves par Aplon
Importation du fichier des élèves
⇨La procédure est identique à l'importation du fichier des responsables
⇨Se connecter avec l'utilisateur administrateur général, puis cliquer sur Fichier, Administration / communication Gestion, Importation d'Aplon
⇨Cliquer sur Gestion, Importation des apprenants 
⇨Choisir le fichier à intégrer. Il s'agit d'un fichier au format txt avec séparateur tabulation. (fichier généré par les procédures d'Aplon)
⇨Libellule pose alors une question :
Si vous choisissez OUI, alors la table ne contiendra que les nouvelles occurrences que vous êtes en train d'importer.
Si vous choisissez NON, alors vous retrouverez dans la table toutes les occurrences importées ainsi que toutes celles que vous aviez importé précédemment.
Étape 4 : depuis le nom d'utilisateur habituel dans Libellule, créer la fiche du responsable
Création de la fiche du responsable
⇨Se connecter avec le nom d'utilisateur habituel dans Libellule
⇨La procédure est presque identique à la création d'un responsable sans reprise d'Aplon
⇨Cliquer sur Fichier, Élève 
Gestion, Responsables 
puis sur Exécuter sur la fenêtre de recherche
⇨Cliquer sur Édition / Ajouter 
pour ajouter un nouveau responsable
⇨Cliquer sur le bouton de reprise 
provoque l'affichage de la liste des individus qu'il est possible de reprendre. La sélection d'une occurrence provoque l'initialisation des rubriques de la fiche responsable qui sont présentes dans le fichier en provenance de Wincfa
Il n'est possible d'intégrer qu'un responsable à la fois.
Les responsables doivent être repris avant les élèves auxquels ils sont liés. Le lien élève-responsable est fait par l'utilisateur, sur l'onglet "responsable et adresse".
Dans la liste des responsables à reprendre, s'il existe déjà un responsable du même nom, prénom et date de naissance dans la base Libellule, l'occurrence apparaît en italique.
Si une occurrence a déjà été reprise alors elle apparaît barrée.
Étape 5 : depuis le nom d'utilisateur habituel dans Libellule, créer la fiche de l'élève
Création de la fiche élève
⇨La procédure est identique à la création de la fiche du responsable
⇨Se connecter avec le nom d'utilisateur habituel dans Libellule
⇨La procédure est presque identique à la création d'un élève sans reprise d'Aplon
⇨Cliquer sur Fichier, Élève Gestion, Inscription 
puis sur Exécuter sur la fenêtre de recherche
⇨Cliquer sur Édition / Ajouter pour ajouter un nouvel élève
⇨Cliquer sur le bouton de reprise provoque l'affichage de la liste des individus qu'il est possible de reprendre. La sélection d'une occurrence provoque l'initialisation des rubriques de la fiche élève qui sont présentes dans le fichier en provenance de Wincfa
Il n'est possible d'intégrer qu'un élève à la fois.
Les responsables doivent être repris avant les élèves auxquels ils sont liés. Le lien élève-responsable est fait par l'utilisateur, sur l'onglet "responsable et adresse".
Dans la liste des apprenants à reprendre, s'il existe déjà un apprenant du même nom, prénom et date de naissance dans la base Libellule, l'occurrence apparaît en italique.
Si une occurrence a déjà été reprise alors elle apparaît barrée.
La procédure de synchronisation pour Aplon
Étape 1 : générer les fichiers depuis Aplon
Étape 2 : depuis le menu de l'administrateur général, importer dans Libellule les fichiers générés dans le cadre de la synchronisation par Aplon
⇨Se connecter avec l'utilisateur administrateur général
⇨Cliquer sur Fichier, Administration / communication Gestion, Importation d'Aplon
⇨Cliquer sur Gestion, Importation pour synchro responsables 
et sur Gestion, Importation pour synchro élève Aplon 
⇨Choisir le fichier à intégrer. Il s'agit d'un fichier au format txt avec séparateur tabulation. (fichier généré par les procédures d'Aplon)
Étape 3 : depuis le nom d'utilisateur habituel dans Libellule, synchroniser les données responsables et élèves
⇨Se connecter avec le nom d'utilisateur habituel dans Libellule
⇨Cliquer sur Fichier, Élève Gestion, Responsables puis sur Exécuter sur la fenêtre de recherche et cliquer sur Édition / Synchronisation depuis Aplon
Il s’agit d’un traitement irréversible. Il ne faut le lancer que lorsque vous êtes sur de la qualité des données importées.
En cours de traitement, une barre de progression vous invite à patienter en attendant la fin de la synchronisation.
Lorsque s’est terminé, s’affiche le nombre de tiers ayant été examinés dans le cadre de la synchronisation.
⇨De la même façon pour les élèves, cliquer sur Fichier, Élève Gestion, Inscription puis sur Exécuter sur la fenêtre de recherche et cliquer sur Édition / Synchronisation depuis Aplon
Pour les élèves, ne sont synchronisés que ceux qui sont inscrits sur l’année de connexion.