Importer des apprenants gérés dans APLON

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Importer des apprenants gérés dans APLON

Ico_repertoire Fichier, Administration / communication ico_module_admin

Ico_sous_repertoire Gestion, Importation d'Aplon ico_import_Aplon

 

acces Cette fonction permet d'importer les données administratives des apprenants et les données relatives aux responsables de ces apprenants.

 

drap_aide Une procédure de synchronisation permet de mettre à jour les données dans Libellule si elles ont été modifiées dans Aplon.

 

saisie L'importation pour chacun des deux fichiers s'effectue en plusieurs étapes distinctes dans l'ordre ci-dessous :

Étape 1 : La génération de deux fichiers depuis Aplon : les données liées aux responsables et les données liées aux élèves

Étape 2 : L'importation des données relatives aux responsables

Étape 3 : L'importation des données relatives aux élèves

Étape 4 : L'intégration des données des responsables dans Libellule

Étape 5 : L'intégration des données des élèves dans Libellule

 

 

Étape 1 : générer les fichiers depuis Aplon

 

Étape 2 : depuis le menu de l'administrateur général, importer dans Libellule le fichier des responsables généré par Aplon

 

Importation du fichier des responsables

 

Se connecter avec l'utilisateur administrateur général

Cliquer sur Fichier, Administration / communication ico_module_admin Gestion, Importation d'Aplon ico_import_Aplon

Cliquer sur Gestion, Importation des responsables ico_import_resp_aplon

Choisir le fichier à intégrer. Il s'agit d'un fichier au format txt avec séparateur tabulation. (fichier généré par les procédures d'Aplon)

Libellule pose alors une question :

 

ecran_confirmation_importation

 

drap_aideSi vous choisissez OUI, alors la table ne contiendra que les nouvelles occurrences que vous êtes en train d'importer.

Si vous choisissez NON, alors vous retrouverez dans la table toutes les occurrences importées ainsi que toutes celles que vous aviez importé précédemment.

 

Étape 3 : depuis le menu de l'administrateur général, importer dans Libellule le fichier généré des élèves par Aplon

 

Importation du fichier des élèves

 

La procédure est identique à l'importation du fichier des responsables

Se connecter avec l'utilisateur administrateur général, puis cliquer sur Fichier, Administration / communication ico_module_admin Gestion, Importation d'Aplon ico_import_Aplon

Cliquer sur Gestion, Importation des apprenants ico_import_elv_aplon

Choisir le fichier à intégrer. Il s'agit d'un fichier au format txt avec séparateur tabulation. (fichier généré par les procédures d'Aplon)

Libellule pose alors une question :

 

ecran_confirmation_importation

 

drap_aideSi vous choisissez OUI, alors la table ne contiendra que les nouvelles occurrences que vous êtes en train d'importer.

Si vous choisissez NON, alors vous retrouverez dans la table toutes les occurrences importées ainsi que toutes celles que vous aviez importé précédemment.

 

Étape 4 : depuis le nom d'utilisateur habituel dans Libellule, créer la fiche du responsable

 

Création de la fiche du responsable

 

Se connecter avec le nom d'utilisateur habituel dans Libellule

La procédure est presque identique à la création d'un responsable sans reprise d'Aplon

Cliquer sur Fichier, Élève ico_eleve Gestion, Responsables Ico_Responsables puis sur Exécuter sur la fenêtre de recherche

Cliquer sur Édition / Ajouter ajouter pour ajouter un nouveau responsable

Cliquer sur le bouton de reprise bouton_reprise_histo_aplon provoque l'affichage de la liste des individus qu'il est possible de reprendre. La sélection d'une occurrence provoque l'initialisation des rubriques de la fiche responsable qui sont présentes dans le fichier en provenance de Wincfa

 

attention Il n'est possible d'intégrer qu'un responsable à la fois.

 

Stoppe Les responsables doivent être repris avant les élèves auxquels ils sont liés. Le lien élève-responsable est fait par l'utilisateur, sur l'onglet "responsable et adresse".

 

info Dans la liste des responsables à reprendre, s'il existe déjà un responsable du même nom, prénom et date de naissance dans la base Libellule, l'occurrence apparaît en italique.

 

Si une occurrence a déjà été reprise alors elle apparaît barrée.

 

Étape 5 : depuis le nom d'utilisateur habituel dans Libellule, créer la fiche de l'élève

 

Création de la fiche élève

 

La procédure est identique à la création de la fiche du responsable

Se connecter avec le nom d'utilisateur habituel dans Libellule

La procédure est presque identique à la création d'un élève sans reprise d'Aplon

Cliquer sur Fichier, Élève ico_eleve Gestion, Inscription ico_insc_eleve puis sur Exécuter sur la fenêtre de recherche

Cliquer sur Édition / Ajouter ajouter pour ajouter un nouvel élève

Cliquer sur le bouton de reprise bouton_reprise_histo_aplon provoque l'affichage de la liste des individus qu'il est possible de reprendre. La sélection d'une occurrence provoque l'initialisation des rubriques de la fiche élève qui sont présentes dans le fichier en provenance de Wincfa

 

attention Il n'est possible d'intégrer qu'un élève à la fois.

 

Stoppe Les responsables doivent être repris avant les élèves auxquels ils sont liés. Le lien élève-responsable est fait par l'utilisateur, sur l'onglet "responsable et adresse".

 

info Dans la liste des apprenants à reprendre, s'il existe déjà un apprenant du même nom, prénom et date de naissance dans la base Libellule, l'occurrence apparaît en italique.

 

Si une occurrence a déjà été reprise alors elle apparaît barrée.

 

 

La procédure de synchronisation pour Aplon

 

Étape 1 : générer les fichiers depuis Aplon

 

Étape 2 : depuis le menu de l'administrateur général, importer dans Libellule les fichiers générés dans le cadre de la synchronisation par Aplon

 

Se connecter avec l'utilisateur administrateur général

Cliquer sur Fichier, Administration / communication ico_module_admin Gestion, Importation d'Aplon ico_import_Aplon

Cliquer sur Gestion, Importation pour synchro responsables ico_import_synchro_resp_aplon et sur Gestion, Importation pour synchro élève Aplon ico_import_synchro_elev_aplon

Choisir le fichier à intégrer. Il s'agit d'un fichier au format txt avec séparateur tabulation. (fichier généré par les procédures d'Aplon)

 

Étape 3 : depuis le nom d'utilisateur habituel dans Libellule, synchroniser les données responsables et élèves

 

Se connecter avec le nom d'utilisateur habituel dans Libellule

Cliquer sur Fichier, Élève ico_eleve Gestion, Responsables Ico_Responsables puis sur Exécuter sur la fenêtre de recherche et cliquer sur Édition / Synchronisation depuis Aplon ico_import_synchro_resp_aplon

 

attention Il s’agit d’un traitement irréversible. Il ne faut le lancer que lorsque vous êtes sur de la qualité des données importées.

 

En cours de traitement, une barre de progression vous invite à patienter en attendant la fin de la synchronisation.

Lorsque s’est terminé, s’affiche le nombre de tiers ayant été examinés dans le cadre de la synchronisation.

 

De la même façon pour les élèves, cliquer sur Fichier, Élève ico_eleve Gestion, Inscription ico_insc_eleve puis sur Exécuter sur la fenêtre de recherche et cliquer sur Édition / Synchronisation depuis Aplon ico_import_synchro_elev_aplon

 

attention Pour les élèves, ne sont synchronisés que ceux qui sont inscrits sur l’année de connexion.