Chap. 13 - Module Notes > Gestion des Notes Certificatives

Fichier, Notes

Gestion, Remontée des notes de CCF

Cet entrée de menu permet de remonter vers Indexa2, les moyennes des élèves inscrits à un examen en modalité CCF par épreuve réglementaire en fin de formation.

Explications sur la remontée des notes de CCF

Quand ? La remontée est à effectuer à partir du mois de mai jusque début juin. Ces dates sont définies par une note de service disponible dans NOCIA.

Quoi ? Elle consiste à remonter vers Indexa2, les moyennes des élèves inscrits à un examen en modalité CCF par épreuve réglementaire en fin de formation.

Pourquoi ? C'est tout là le but du module de gestion des notes certificatives : ne pas avoir ni à calculer les moyennes et ni à les saisir dans Indexa2.

Comment ? Les étapes à réaliser sont identiques à celles déjà mises en place pour les remontées statistiques ou autre type de remontées.

1.étape de vérification : contrôle les saisies effectuées dans Libellule

2.étape de génération : génère les données au format attendu par Indexa2

3.étape de validation : autorise l'envoi après contrôle de l'utilisateur (en cas d'erreur avant l'envoi des données, une annulation est possible)

4.étape d'envoi : envoi les données vers Indexa2

Qui ? La préparation à l'envoi (étape 1 à 3) est réalisable par le professeur coordonnateur du ruban pédagogique ou par la personne possédant les droits de Super User. L'envoi est à réaliser par l'administrateur général.

Voir les questions et erreurs possibles

Pour remonter les notes de CCF

⇨Se connecter sur l'année scolaire qui correspond à l'année de la session à remonter

⇨Avoir les droits de connexion Super User ou être référencé comme professeur coordonnateur de la promotion du ruban

⇨Dans le module Notes Gestion, Remontée des notes CCF la fenêtre de remontée des notes CCF s'affiche

⇨Sélectionner le ruban et suivre la procédure décrite ci-dessous

Les remontées sont à réaliser ruban par ruban. Il n'est pas possible de vérifier, de générer, de valider plusieurs rubans simultanément.

Étape 1 : Vérifier la cohérence de la saisie des notes certificatives

Fichier, Notes

Gestion, Remontée des notes de CCF

Édition, Vérifier la cohérence de la saisie des notes certificatives

L'option de menu n'est disponible que depuis une UAI élémentaire.

⇨Cliquer sur Édition /Vérifier la cohérence de la saisie des notes certificatives

⇨Une fenêtre Demande de confirmation signale que le traitement peut être long et propose l'arrêt du traitement. Cliquer sur pour lancer la vérification.

Les anomalies :

En cas d'anomalies, une fenêtre s'ouvre en présentant les résultats des différents contrôles. Le symbole dans la première colonne indique la nature de l'erreur :

: Anomalie bloquante. Il s'agit d'erreur de saisie bloquante. Les données qui en sont à l'origine doivent être rectifiées sans quoi les notes ne pourront pas remonter.

: Anomalie non bloquante. Il s'agit d'un avertissement. Il convient alors de vérifier les données pour s'assurer que l'information qui sera transmise est correcte.

Dans le cas où aucune anomalie n'est détectée, s'affiche une fenêtre signalant qu'il n'y a pas d'erreur.

Cette étape de vérification est automatiquement lancée avant l'étape de préparation des données.

Étape 2 : Générer les moyennes certificatives

Fichier, Notes

Gestion, Remontée des notes de CCF

Édition, Générer les moyennes certificatives

L'option de menu n'est disponible que depuis une UAI élémentaire.

⇨Cliquer sur Édition, Générer les moyennes certificatives

⇨Une fenêtre Demande de confirmation signale que le traitement peut être long (plusieurs minutes) et propose l'arrêt du traitement. Cliquer sur pour lancer la préparation.

Les anomalies :

En cas d'anomalies, une fenêtre s'ouvre en présentant les résultats des différents contrôles. Le symbole dans la première colonne indique la nature de l'erreur :

: Anomalie bloquante. Il s'agit d'erreur de saisie bloquante. Les données qui en sont à l'origine doivent être rectifiées sans quoi les notes ne pourront pas remonter. Il n'est pas possible de poursuivre le traitement tant qu'il reste des anomalies bloquantes à corriger.

: Anomalie non bloquante. Il s'agit d'un avertissement. Il convient alors de vérifier les données pour s'assurer que l'information qui sera transmise est correcte.

Dans le cas où aucune anomalie n'est détectée, s'affiche une fenêtre signalant qu'il n'y a pas d'erreur.

S'il ne reste que des avertissements, un message apparaît pour demander s'il faut poursuivre le traitement ou non. La présence d'avertissements n'empêche cependant pas la préparation des données.

Si des anomalies sont détectées (élève manquant, élève en trop), il est encore temps de procéder aux différentes corrections. Ensuite, vous procédez à nouveau à l'étape de génération et de contrôle par le biais des éditions

Après cette génération :

⇨Sur l'onglet 'Rubans', le nombre d'élèves apparaît et la case 'Carte d'épr. à valider' est cochée et la date de génération apparaît

⇨L'onglet 'Déjà générés : les élèves et leurs notes CCF' est actif, vous permettant de visualiser les données générées. La liste des élèves correspond à la liste des élèves qui sera remontée vers Indexa2, ainsi que les notes CCF.

⇨Éditer le Relevé des notes (par épreuve) et le Relevé des notes individuel (par élève) pour contrôler le contenu à remonter

La liste des élèves correspond à la liste des élèves qui sera remontée vers Indexa2 avec leurs notes CCF.

Si des anomalies sont détectées (élève manquant, élève en trop), il est encore temps de procéder aux différentes corrections.

Après avoir vérifié les éditions et si vous êtes d'accord avec les données présentes dans cette liste, vous pouvez passer à l'étape 3 : Valider les cartes d'épreuves.

Étape 3 : Valider les moyennes certificatives

Fichier, Notes

Gestion, Remontée des notes de CCF

Édition, Valider les moyennes certificatives

L'étape de validation consiste à mettre à disposition de l'administrateur général, les données pour envoi vers INDEXA2.

L'option de menu n'est disponible que depuis une UAI élémentaire et ne concerne que les élèves de ce site.

⇨Cliquer sur Édition / Valider les moyennes certificatives

⇨Cette action est rapide.

Une fois cette action lancée, vous n'avez plus accès aux options : Vérification, Génération et Validation des pré-inscriptions aux examens. Seule l'option Édition / Annulation de la validation des moyennes certificatives est accessible.

Après la validation :

⇨Sur l'onglet 'Ruban', la case 'Carte d'épr. à envoyer' est cochée et la date de validation apparaît

⇨Après validation, apparaît dans le module échange du menu de l'administrateur général une ligne spécifique par UAI élémentaire ayant procédé à la validation de ses données.

L'édition Relevé des notes (par épreuve) obtenues peut être éditée et envoyée au Président de Jury. Une page pour chaque épreuve, comporte la liste des notes obtenues en plus de la moyenne calculée et moyenne arrondie retenue pour l'examen.

Les données peuvent être transmises (Étape 4) pour traitement par INDEXA2.

Annuler la validation des moyennes certificatives

Fichier, Notes

Gestion, Remontée des notes de CCF

Édition, Annuler la validation des moyennes certificatives

L'étape d'annulation de la validation ne détruit en aucune manière les données saisies. Elle se contente d'interdire la transmission des données préparées.

Cette option de menu est à utiliser lorsqu'on constate avant envoi une anomalie sur les données préparées.

L'option de menu n'est disponible que depuis une UAI élémentaire et concerne les données des élèves de ce site qui ont déjà été validées.

⇨Cliquer sur Édition / Annuler la validation des moyennes certificatives

⇨Cette action est rapide.

Une fois cette action lancée, vous avez de nouveau accès aux options Vérification , Génération et Validation des cartes d'épreuves.

Après l'annulation :

⇨Après annulation de la validation, n'apparaît plus, dans le module échange du menu de l'administrateur général, la ligne spécifique par UAI élémentaire ayant procédé à la validation de ses données.

⇨Les données ne pourront être transmises qu'après une nouvelle étape de validation .

Les données ainsi préparées et validées seront à envoyer via le module Échange du menu de l'administrateur général.

Étape 4 : Envoyer les moyennes certificatives vers Indexa2

Fichier, Administration / Communication

Gestion, Échange de données

Gestion, Remontée des données

Se connecter en tant qu'Administrateur Général ou demander à la personne ayant les droits d'accès de procéder à l'envoi vers Indexa2.

Le processus d'envoi enverra tous les rubans de l'EPL pour lesquels la validation de leur remontée a été effectuée.

Les questions et erreurs possibles

✓Quelles sont les informations remontées vers Indexa2 ?

✓Quels sont les contrôles effectués pour la remontée des notes CCF ?

✓Pourquoi mon ruban n'apparâit pas dans la liste des remontées des notes CCF ?

✓Pourquoi le nombre d'élèves est à zéro ?

✓Comment faire si le ruban est erroné et déjà envoyé vers Indexa2 ?

✓J'ai des erreurs bloquantes 'il manque des notes', pourquoi ?

✓Un élève a démissionné mais il bloque la remontée des notes, comment faire ?

✓La moyenne d'un élève n'est pas bonne, comment faire ?

✓J'ai généré mon fichier mais je n'ai toujours rien dans Indexa, pourquoi ?

✓Peut on générer plusieurs fois la remontée des notes CCF ?