Vous pouvez exploiter les informations contenues dans les plannings, les inscriptions individualisées et le suivi des absences afin d'effectuer automatiquement des calculs d'heures-stagiaires, que vous pouvez consulter et/ou modifier mois par mois pour chaque UEF ou pour la session.

Pré – requis

 

Avoir :

- décrit la formation en unités élémentaires de formation,

- indiqué leur déroulement dans la session,

- créé et mis à jour le planning,

- saisi l’inscription individualisée des stagiaires

- et éventuellement enregistré leurs absences.

Description du calcul

 

L’exploitation des données saisies dans le planning de la session, associée à l’inscription individualisée des stagiaires aux unités élémentaire de formation, permet le calcul des heures de présence de chaque stagiaire : on totalise pour chacun, sur chaque mois, la durée des cours où il a été présent.

Un stagiaire est réputé présent à un cours :

- s’il est inscrit à l’unité de formation concernée à la date du cours, et

- s’il n’a pas été indiqué "absent" lors de l’émargement (qui doit être validé) ou s’il n’est pas prévu absent au moment du cours si l’émargement n’a pas été validé.

 

Suivant le même principe, on comptabilise ses heures d’absence, en distinguant absences dites "normales" et absences dites "compensées". Un stagiaire est réputé absent à un cours :

- s’il est inscrit à l’unité de formation concernée à la date du cours, et

- s’il a été indiqué "absent" (absences de type Normale ou Compensée) lors de l’émargement (qui doit être validé) ou s’il est prévu absent (absences de type Normale ou Compensée) au moment du cours si l’émargement n’a pas été validé.

 

Lorsque la durée de l’absence déclarée par l’émargement est inférieure à la durée du cours, la durée de l’absence est comptée comme absence, et la différence restante est comptée comme présence.

 

Cas particulier : les cours facultatifs entrent dans le cumul des heures de présence uniquement pour les stagiaires qui y sont inscrits. Ils peuvent aussi entrer dans le cumul des heures d'absences si un stagiaire est déclaré absent à un cours facultatif auquel il était inscrit.

 

Le calcul à partir du planning alimente les cumuls d’heures mensuels par UEF, dans les colonnes "(calcul )". Si le résultat du calcul n’est pas satisfaisant, on peut le remplacer ponctuellement par le nombre correct à saisir dans la colonne "(saisie)".

 

Ces cumuls d’heures éventuellement corrigés alimentent le calcul des cumuls d’heures par session, qui peuvent être corrigés suivant le même principe dans la fiche de suivi par session.