Pour les formations n'entrant pas dans le cadre précédent, la saisie "légère" des effectifs n'est pas possible.

 

Afin de garantir les remontées statistiques, voici les fonctionnalités à mettre en oeuvre :

• saisie des formations, des sessions, des conventions (*)

• indication des nombres d'heures centre et entreprise de la session, sur l'année : ils peuvent être calculés à partir du planning, ou saisis (cf fiche Saisie des effectifs par session)

• indication des montants réalisés sur l'année par session et origine de financement : il peuvent être calculés à partir des modalités de calcul de la convention, ou saisis (cf fiche Saisie des effectifs par convention). (cf remarque en base de page pour plus de détails)

• inscription complète des stagiaires:

- sexe (fiche stagiaire)

- date de naissance (fiche stagiaire)

- commune d’origine (ou adresse permanente à l’étranger) (fiche stagiaire)

- nationalité française, membre de l’UE (fiche stagiaire)

- CSP de niveau 2 à l’inscription en formation (fiche inscription)

- En fin de formation: abandon de la formation, réussite à la formation pour les stagiaires sortis pendant l’année, date d'obtention du diplôme ou du certificat. (clore l'inscription à partir de la liste des inscriptions)

- Activité du stagiaire avant l’entrée en stage (fiche participation à la session)

- Statut pendant le stage (fiche participation à la session)

- Si le stagiaire est rémunéré : statut de sa (ou ses) rémunérations (fiche stagiaire, fiche participation à la session)

- convention(s) mise(s) en oeuvre pour le financement de sa formation (fiche participation à la session).

• indication des heures-stagiaires : il existe 2 possibilités :

1. le système les calcule automatiquement si :

- le planning est à jour

- les inscriptions individualisées sont gérées (découpage en UEF), dans le cas de formation individualisées

- les absences sont suivies.

Pour visualiser le nombre d'heures-stagiaires d'un stagiaire, entrez dans le module Présences / Absences, Suivi des heures - stagiaires, Par session, puis double-cliquez sur un des stagiaires: le détail mois par mois des heures de présence et d'absence du stagiaire est affiché; il peut être modifié manuellement.

2. une fonctionnalité de saisie individuelle existe : entrez dans le module Présences / Absences, Suivi des heures - stagiaires, Par session, puis double-cliquez sur un des stagiaires : le détail mois par mois des heures de présence et d'absence du stagiaire peut être saisi. La remontée statistique concernera uniquement les heures de présence + d'absence compensée en centre sur l'année civile; il est donc possible de saisir le nombre annuel sur un seul mois de l'année civile considérée, pour alléger la saisie.

 

Remarque importante:

 

L'enquête FPC ne porte que sur les adultes en formation.

Si vous avez saisi des apprentis, veillez bien aux conditions suivantes afin que leurs données ne soient pas remontées avec celles des adultes:

• dans la fiche stagiaire, saisissez Population = Apprenti

• si vous avez saisi leurs conventions, indiquez un Type de produit DRTEFP qui soit différent de ceux de l'enquête du même nom; pour cela, créez un ou plusieurs nouveaux types de produit par le menu Tables, Structures de base, et n'indiquez rien dans la colonne Case DRTEFP:

 

 

Vous devez par la suite utiliser ce type de produit pour décrire vos conventions d'apprentissage.

 

 

Quand faut-il saisir les montants réalisés?

 

Le MAAPAR souhaite connaître le montant par année et par origine de financement pour la session.

 

Si le montant prévu à la convention est égal au montant réalisé sur l'année, il est inutile de saisir des montants réalisés.

Si la convention est pluri-annuelle, Cigale utilise le montant estimé de la réalisation calculé suivant les règles décrites dans le module de Suivi financier.

 

Par contre, la saisie est nécessaire dans certains cas :

• la convention est pluri-annuelle, et le montant réalisé estimé ne correspond pas à la réalité;

• la convention est pluri-annuelle, et la modalité de calcul de la convention n'est pas automatisable (modalité = autre);

• le montant prévu n'a pas été atteint.

Dans tous ces cas, il faut alors saisir le montant effectivement réalisé pour l'année par l'entrée Saisie globale des effectifs, partie basse.

 

 

(*) Astuce

 

Si vous ne désirez pas gérer vos conventions avec Cigale (édition, suivi des montants réalisés, attestations destinées aux financeurs, etc...) , vous pouvez utiliser une astuce pour réduire la quantité de saisie :

- créer un seul type de financeur "local" par type de financement "national"

- créer un seul financeur par type de financeur (ex: Entreprises, Stagiaires,...)

- pour chaque session, créer une seule convention par type de financeur.

 

L'information remontée dans l'enquête du Ministère restera juste.