Gestion des lots ico_gestion_des_lots

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acces La liste des lots de facturation s'affiche à l'écran.

 

saisie Pour créer un nouveau lot :

Faire un clic droit 'Ajouter' ou Édition / Ajouter ou ajouter

 

Partie haute de l'écran

 

On retrouve dans la partie haute de l'écran les rubriques initialement présentes sur la liste des lots :

 

Ecran_creation_lot_facture_prive

 

N° du lot : Attribué automatiquement

Libellé : A saisir, interne à l'établissement

Date Début/Fin : dates indicatives figurant sur l'avis aux familles à saisir

État du lot : géré par libellule et évoluant au fur et à mesure des différentes actions menées sur le lot (voir les états)

Dates diverses sur l'évolution du lot : alimentées de façon synchronisée avec l'état du lot

Type document : Bourse pour les articles de type bourses uniquement

Facture pour tous les types d'articles

Pension pour les articles de type pensions, article à facturer divers, remboursement, remises de principe et remise d'ordre

Dupli. du lot : Affiché par Libellule dans le cas d'un lot créé à partir d'un autre

Mention sur facture Date d'échéance et Commentaire: à saisir ici la date d'échéance et le commentaire qui apparaissent lors de la génération des pré-factures et sur toutes les factures du lot.

Échéances : permet de sélectionner des dates d'échéances pré-définies

 

Partie basse de l'écran

 

On retrouve dans la partie basse d'autres rubriques permettant d'associer au lot de facturation des critères de sélection des bourses à prendre en compte et des élèves à sélectionner :

 

Ecran_partie_basse_lot

 

Périodes de bourses : Un clic sur Points propose la liste des périodes de liquidation des bourses

Il est possible d'associer à un lot de factures une ou plusieurs périodes de liquidation des bourses

Les échéances de bourses à payer récupérées de Luciole correspondant à ces périodes de liquidation apparaîtront lors de la préparation des lignes à facturer. Si aucune période de liquidation n'est sélectionnée ici, il ne sera pas possible d'intégrer les bourses de Luciole sur ce lot

drap_aide Dans la plupart des cas, il ne sera nécessaire d'associer qu'une seule période de liquidation.

Cycle : Cliquer sur Points

La sélection ici d'un cycle de formation particulier permet, lors de la préparation des lignes articles-élèves de ne présenter que les élèves qui suivent le cycle spécifié.

Si aucun cycle n'est sélectionné, tous les élèves quelque soit le cycle suivi pourront être facturés.

Régimes : Cliquer sur Points

La sélection ici d'un ou de plusieurs régimes permet, lors de la préparation des lignes articles-élèves de ne présenter que les élèves qui sont inscrits à l'un des régimes spécifiés.

Si aucun régime n'est sélectionné, chaque élève quelque soit son régime pourra être facturé sur ce lot.

Divisions : Cliquer sur Points

La sélection ici d'une ou plusieurs divisions permet, lors de la préparation des lignes articles-élèves de ne présenter que les élèves qui sont inscrits à l'une des divisions spécifiées.

Si aucune division n'est sélectionnée, chaque élève où qu'il soit inscrit, pourra être facturé sur ce lot.

 

Les règles de gestion d'un lot

 

attention Les règles de gestion des lots de facturation sont les suivantes :

 

Les paramètres qui constituent le lot peuvent être modifiés tant que le lot est en préparation , suivant les règles suivantes :

Les dates de début, dates de fin et libellé sont informatives. Elles peuvent être modifiées à tout moment quelques soient les lignes déjà préparées.

Périodes de liquidation des bourses : il n’est pas possible de supprimer ou d’ajouter une période de liquidation à partir du moment ou il y a au moins une ligne en préparation sur ce lot.

Divisions : Une division ne peut pas être supprimée de la liste s'il existe au moins une ligne en préparation sur un élève en faisant partie. Il est toujours permis d’ajouter une nouvelle division.

Cycle : Un cycle ne peut pas être supprimé de la liste s'il existe au moins une ligne en préparation sur un élève de ce cycle, ou sur un article associé à ce cycle. Un cycle peut toujours être ajouté.

Régime : Un régime ne peut pas être supprimé de la liste s'il existe au moins une ligne en préparation sur un élève qui a ce régime, ou sur un article associé à ce régime.

 

Les différents états d'un lot

 

En préparation

A la création du lot jusqu’à l’édition des pré-factures

Comptabilisé

Quand la validation et numérotation des factures est réalisées

Clos

Quand l'ITF comptable est réalisé

Annulé

Si Libellule a annulé le lot

 

explication Voir Dupliquer un lot, annuler un lot

 

Pour contacter le service de maintenance :
Libellule : 03.80.77.24.02 | Technique : 03.80.77.24.06