Cocwinelle me rejette mon lot avec le message d'erreur ci-dessous, pourquoi ?
Erreur sur les montants importés - Lignes négatives
Explications :
Dans Libellule, les articles de type Bourses (bourses, prime d'internat, de qualification...) sont obligatoirement négatifs. Ce message indique que dans le lot, il y a un ou plusieurs élèves qui ont un ou plusieurs articles de bourse positifs, ce qui ne peut être traité dans Cocwinelle.
Cette situation arrive lorsqu'un élève a une régularisation au niveau des bourses (changement de régime, remboursement prime d'internat...)
Solutions :
La seule solution est de refuser le lot dans Cocwinelle et de le traiter à nouveau dans Libellule. Le lot pourra ainsi être annulé, dupliqué et retraité dans Libellule.
Annuler le lot et le dupliquer dans Libellule
Pour annuler un lot :
⇨Dans le module Facturation 
cliquer sur Gestion, Annulation de lots 
, la fenêtre Annulation d'un ou plusieurs lots s'ouvre
⇨Sélectionner le lot, celui ci doit être à l'état 'A annuler'
⇨Cliquer sur Édition / Annulation de lot , le lot passe à l'état 'Annulé', fermer et enregistrer
⇨Libellule demande une confirmation pour l'annulation que vous devez valider.
Pour dupliquer un lot :
⇨Dans le module Facturation cliquer sur Gestion, Gestion des lots 
et sélectionner le lot 'Annulé'
⇨Cliquer sur Édition / Duplication du lot 
⇨Le lot est dupliqué avec un nouveau numéro et les lignes de facture sont toutes conservées.
Rechercher la/les lignes qui posent problème
Comment savoir quelles lignes posent problème ?
Il faut rechercher une ligne de bourse positive.
⇨Dans le module Facturation Gestion, Préparation des lignes à facturer 
sélectionner le lot à retraiter
⇨Trier les articles par 'Article facturé'
⇨Chercher une ligne de Bourses ou prime avec un montant positif
Corriger les lignes
Vous avez trouvé la ligne, comment faire maintenant ?
⇨Supprimer la ligne : Sur les lignes de facture en préparation , sélectionner la ligne à supprimer puis faire un clic droit 'Supprimer' ou Édition / Supprimer ou 
⇨Suivre la procédure de remboursement de bourses ici
➢Créer (s'il n'existe pas déjà) un article de type Pension associé au compte d'imputation 6574 (Bourses accordées par l'état)
➢Sur les lignes de facture en préparation faire un clic droit 'Ajouter des lignes' ou Édition / Ajouter des lignes 
et renseigner les trois onglets :
-sur l'onglet Élèves : le nom de l'élève qui a une régularisation
-sur l'onglet Articles : l'article de type pension associé au compte 6574
-sur l'onglet ligne en préparation : vérifier que l'article est bien positif
➢Fermer et enregistrer
Renvoyer le lot dans Cocwinelle
Et maintenant ?
⇨Procéder aux étapes habituelles de la facturation : Génération des pré-factures, Vérification et édition des pré-factures, Génération de l'interface vers Cocwinelle.
⇨Penser à prévenir la comptabilité que le compte 6574 doit être ouvert en recette (Fonctionnement/Produits). Ce compte peut être ouvert à zéro par l'ordonnateur.
Le lot est parti dans Cocwinelle et je viens de me rendre compte d'une erreur, comment faire ?
Le lot est encore 'en attente de prise en charge' dans Libellule et 'en attente d'importation' / 'en cours d'importation' dans Cocwinelle
⇨Demander à l'utilisateur Cocwinelle Centre de refuser le lot.
⇨Le lot pourra ainsi être annulé, dupliqué et retraité dans Libellule.
Annuler le lot et le dupliquer dans Libellule
Pour annuler un lot :
⇨Dans le module Facturation cliquer sur Gestion, Annulation de lots , la fenêtre Annulation d'un ou plusieurs lots s'ouvre
⇨Sélectionner le lot, celui ci doit être à l'état 'A annuler'
⇨Cliquer sur Édition / Annulation de lot , le lot passe à l'état 'Annulé', fermer et enregistrer
⇨Libellule demande une confirmation pour l'annulation que vous devez valider.
Pour dupliquer un lot :
⇨Dans le module Facturation cliquer sur Gestion, Gestion des lots et sélectionner le lot 'Annulé'
⇨Cliquer sur Édition / Duplication du lot
⇨Le lot est dupliqué avec un nouveau numéro et les lignes de facture sont toutes conservées.
Le lot doit être refusé dans Cocwinelle Centre, les liquidations ne doivent pas être transmise à l'ordonnateur (cas d'un lot à l'état 'Transmis en comptabilité')
Le lot a été importé dans Cocwinelle et il comporte des erreurs, comment faire ?
Le lot est 'Clos' dans Libellule et 'Transmis en comptabilité' dans Cocwinelle
⇨Dans Libellule, aucune action n'est possible, il faut gérer le problème dans Cocwinelle.
⇨Dans Cocwinelle :
➢Rejeter tous les titres liés à ce lot,
➢Rejeter tous les mandats liés à ce lot,
➢Rejeter le titre et le mandat collectif en cas de compensation
⇨Appeler la maintenance avec le numéro du lot dans Cocwinelle et dans Libellule.