Comment faire pour ... ? > Traiter un dossier retardataire

Lorsqu'un dossier vous est transmis en cours d'année, procédez tout d'abord de la manière habituelle :

si l'élève est interne et doit toucher la prime d'internat pour la ou les période(s) précédente(s), vérifiez lors de l'instruction du dossier que le régime est correctement renseigné :

•	ouvrez le dossier,

•	cliquez sur le bouton au niveau de la rubrique Régime de l'onglet Elève : la date de début doit correspondre à la date de la rentrée de septembre et la date de fin doit être égale à la date à laquelle se termine l'année scolaire (voir exemple),

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si une de ces données n'est pas correcte, modifiez-la, puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton en haut à droite de la fenêtre : au message "Voulez-vous enregistrer vos modifications?", cliquez sur Oui pour valider la modification, sur Non pour ne pas enregistrer le changement ou sur Annuler pour revenir sur la fenêtre de saisie du régime.

si l'élève est interne et ne doit pas toucher la prime d'internat pour la ou les période(s) précédente(s), vérifiez lors de l'instruction du dossier que le régime est correctement renseigné :

•	ouvrez le dossier,

•	cliquez sur le bouton au niveau de la rubrique Régime de l'onglet Elève : la date de début doit correspondre à la date à laquelle l'élève est arrivé dans l'établissement et la date de fin doit être égale à la date à laquelle se termine l'année scolaire (voir exemple),

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Note :

La période renseignée au niveau du régime a une incidence sur le calcul de la prime d'internat (voir cas n° 5 au niveau du calcul de la prime d'internat).

vérifiez et modifiez si besoin les autres données renseignées au niveau des différents onglets (voir Ouverture d'un dossier),

quand tout est correct, validez l'instruction du dossier, puis saisissez la décision administrative.

Vous devez ensuite procéder à la préparation de la liquidation du dossier retardataire. Important : quelle que soit la date d'arrivée de l'élève, comme son dossier n'a jamais été traité dans Luciole, vous êtes obligé de procéder à la liquidation de la ou des période(s) précédentes. 2 cas sont possibles :

1.	L'élève doit percevoir les montants de la ou des période(s) précédente(s)

Là aussi, 2 cas sont possibles : soit le versement se fera sur chaque période (création d'un bordereau de liquidation pour chaque trimestre précédent), soit tous les montants dûs seront reportés sur la période en cours (création d'un bordereau sur le trimestre en cours qui prendra en compte tous les montants dûs). Prenons le cas où l'élève est arrivé au début du 2ème trimestre.

a)	Les montants du 1er trimestre doivent être liquidés sur cette période

Procédez de la manière suivante :

placez-vous en préparation des dossiers à liquider,

sélectionnez le cycle et l'établissement demandeur (si vous ne l'avez pas fait au moment de la connexion à Luciole), ainsi que la période à traiter (1er trimestre) : le dossier retardataire s'affiche à l'écran,

ouvrez le dossier,

vérifiez les montants, puis validez-les en cliquant sur l'icône ou en sélectionnant le menu Edition / Validation des montants,

enregistrez la fiche en cliquant sur l'icône ou en sélectionnant le menu Edition / Enregistrer, puis fermez la fenêtre,

intégrez ensuite le dossier dans un bordereau du 1er trimestre (voir Préparation des bordereaux de liquidation).

Vous pouvez ensuite procédez à la liquidation du dossier sur le 2ème trimestre. Attention : tous les bordereaux du 1er trimestre doivent être validés.

b)	Le versement du 1er trimestre doit être reporté sur le 2ème trimestre (rappel)

Procédez de la manière suivante :

placez-vous en préparation des dossiers à liquider,

ouvrez le dossier,

pour chaque montant (bourse et primes) du 1er trimestre, saisissez 0 (au lieu de 100) dans la colonne "% à verser" et faites Entrée,

vérifiez que les montants à verser sur le 1er trimestre sont à bien 0, puis validez-les en cliquant sur l'icône ou en sélectionnant le menu Edition / Validation des montants,

enregistrez la fiche en cliquant sur l'icône ou en sélectionnant le menu Edition / Enregistrer, puis fermez la fenêtre,

comme il n'y aucun montant à verser pour ce dossier au 1er trimestre, il n'est pas nécessaire d'intégrer ce dernier dans un bordereau.

Vous pouvez ensuite procédez à la liquidation du dossier sur le 2ème trimestre. Attention : tous les bordereaux du 1er trimestre doivent être validés.

Vous retrouverez en rappel sur le 2ème trimestre tous les montants que vous avez reportés au 1er trimestre (voir exemple).

Note :

Le principe est le même si l'élève arrive en cours de 3ème trimestre : il faudra procéder aux manipulations qui sont indiquées ci-dessus tout d'abord pour le 1er trimestre et ensuite pour le 2ème trimestre.

2.	L'élève ne doit percevoir les bourses qu'à partir de la période à laquelle il est arrivé

Vous devez tout d'abord annuler les montants de la ou des période(s) précédente(s), sinon vous ne pourrez pas procéder à la liquidation du trimestre en cours.

Prenons le cas où l'élève est arrivé au début du 2ème trimestre. Vous devez procéder de la manière suivante :

placez-vous en préparation des dossiers à liquider,

ouvrez le dossier,

pour chaque montant (bourse et primes) du 1er trimestre, saisissez au niveau de la colonne "Déduction saisie" le montant de l'aide à annuler (voir exemple),

vérifiez que les montants à verser sur le 1er trimestre sont à 0, puis validez-les en cliquant sur l'icône ou en sélectionnant le menu Edition / Validation des montants,

enregistrez la fiche en cliquant sur l'icône ou en sélectionnant le menu Edition / Enregistrer, puis fermez la fenêtre,

comme il n'y aucun montant à verser pour ce dossier au 1er trimestre, il n'est pas nécessaire d'intégrer ce dernier dans un bordereau.

Vous pouvez ensuite procédez à la liquidation du dossier sur le 2ème trimestre. Attention : tous les bordereaux du 1er trimestre doivent être validés.

Vous retrouverez alors sur le 2ème trimestre que les montants correspondant à cette période (voir exemple).

Note :