Ouverture d'un dossier

Icone_dossier Fichier / Instruction des dossiers ico_instruction_dossiers

Icone_repertoire Gestion / Traitement des dossiers icone_traitementdesdossiers

 

accesPour ouvrir un dossier, placez-vous sur la ligne correspondante et cliquez sur l'icône icone_propriétés ou sélectionnez le menu Edition / Propriétés ou double-cliquez tout simplement dessus.

 

L'instructeur a la possibilité d'apporter des modifications au dossier. La fenêtre de saisie est la même que celle qui a servi à créer le dossier sous Libellule. Elle se compose de 5 onglets :

moinsOnglet Elève

Cet écran présente le détail des données administratives et pédagogiques de l'élève, ainsi que les informations relatives au suivi du dossier de l'élève.

Toutes les données présentes dans l'onglet Elève sont fournies par Libellule ou Fregata, mais elles peuvent être modifiées dans Luciole. Certaines d'entre elles, repérées ci-dessous par le signe *, peuvent l'être même si l'instruction a été validée.

 

ampouleCliquez directement sur l'image pour afficher les informations de l'onglet correspondant.

Ecran_Dossier_OngletEleve

 

Rubriques à renseigner :

 

Nom * : Rubrique obligatoire, saisie libre

Prénom * : Rubrique obligatoire, saisie libre

Nom de naissance * : Rubrique obligatoire, saisie libre

Né(e) le * : Rubrique obligatoire, saisie sous forme d'une date

Dept de Naiss. * : Rubrique facultative, saisie libre

Vous devez saisir le numéro de département (exemple : 21 pour la Côte d'Or).

Civilité * : Rubrique facultative, saisie à partir d'un menu déroulant.

Choix entre "Monsieur", "Mademoiselle" ou "Madame". Il n'est pas possible de modifier cette liste.

Sit. Fam * (uniquement pour le supérieur) : Rubrique facultative, saisie à partir d'un menu déroulant

Choix entre "Célibataire", "Marié(e)", "Veuf", "Divorcé(e)", "Vie maritale", "PACS" et "Séparé". Il n'est pas possible de modifier cette liste.

Sexe * : Rubrique obligatoire, saisie par sélection en cliquant sur une des options proposées.

Code INE * : Rubrique facultative, saisie libre

Cependant, au moment de l'enregistrement des modifications, un contrôle est effectué pour vérifier que l'identifiant saisi est valide.

Code INA : Identifiant National Apprenant : Rubrique non modifiable

Mise à jour avec la synchronisation des données entre les applications locales et Luciole.

Redoublant : Cocher la rubrique si l'élève est redoublant.

Mention Bien ou TB au DNB (uniquement pour le secondaire) :

Cocher la rubrique si l'élève a obtenue la mention Bien ou Très Bien au Diplôme National du Brevet. Cette information est nécessaire pour l’attribution de la bourse au mérite dans le dispositif mis en place à la rentrée 2016.

Cette rubrique n'est pas modifiable une fois le dossier instruit (date d'instruction saisie).

Mention TB obtenue au BAC (uniquement pour le supérieur) :

Cocher la rubrique si l'élève a obtenue la mention Très Bien au baccalauréat. Cette information est nécessaire pour l’attribution de l’aide au mérite.

Nationalité * : Rubrique obligatoire, saisie par sélection en cliquant sur une des options proposées

Cas particulier (ouvrant droit) (uniquement pour le supérieur) :

Cocher la rubrique pour les étudiants étrangers qui répondent aux critères exposés dans la circulaire de la DGER au chapitre 1 Conditions de nationalité du Titre I.

Régime : Rubrique obligatoire

Pour modifier le régime, cliquez sur le bouton Historique. La fenêtre suivante s'affiche :

Ecran_SaisieRegime

 

Si le régime renseigné est incorrect

Changez le régime en procédant comme suit :

cliquez sur le bouton bouton_ouvertureliste au niveau de la colonne Régime,

sélectionnez le bon régime à partir de la liste qui s'affiche,

fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton bouton_fermerfenêtre en haut à droite de la fenêtre,

au message "Voulez-vous enregistrer vos modifications?",

ocliquez sur Oui pour valider la modification,

osur Non pour ne pas enregistrer le changement,

osur Annuler pour revenir sur la fenêtre de saisie du régime.

 

Si l'élève change de régime en cours d'année

Après avoir révisé le dossier, procédez comme suit :

cliquez sur le bouton droit de votre souris,

sélectionnez l'option Ajouter à partir du menu qui s'affiche à l'écran : une nouvelle ligne s'ajoute,

cliquez sur le bouton bouton_ouvertureliste au niveau de la colonne Régime,

sélectionnez le nouveau régime à partir de la liste qui s'affiche,

modifiez la date de fin de l'ancien régime et saisissez la date de début et la date de fin du nouveau :

Ecran_SaisieRegime2

sgn_attention ATTENTION :

Il faut être très vigilant au niveau des dates que vous indiquez lorsqu'il y a changement de régime, car Luciole se base sur celles-ci dans le calcul des montants à verser et particulièrement en ce qui concerne la prime à l'internat. Voir : Calcul de la prime à l'internat.

Date de démission * : Saisie sous forme d'une date.

Voir Démission d'un élève.

 

Rue * : Rubrique facultative, saisie libre

La saisie peut se faire sur 3 champs.

CP et Commune * : Rubriques obligatoires, saisie dépendant de la nomenclature nationale.

La saisie peut se faire de 2 façons différentes :

osaisir le code postal dans la 1ère zone et faire Tabulation : s'il n'y a qu'une commune référencée sous ce code postal, Luciole l'affichera automatiquement dans la 2ème zone, sinon une liste des différentes communes apparaîtra à l'écran afin que vous sélectionniez celle que vous souhaitez,

osaisir en partie ou complètement le nom de la ville dans la 2ème zone et faire Tabulation : s'il n'y a qu'une commune portant ce nom dans la liste nationale, Luciole affichera automatiquement le code postal correspondant dans la 1ère zone, sinon une liste des différentes communes apparaîtra à l'écran afin que vous sélectionnez celle que vous souhaitez.

Si vous devez saisir une ville étrangère, voir astuce au niveau de la saisie du pays (ci-dessous).

Pays * : Rubrique obligatoire, saisie dépendant de la nomenclature nationale

Si un code postal et une commune ont été saisies, la pays s'affichera automatiquement s'il s'agit d'une ville française, sinon cliquez sur le bouton icone_sélectionpays et sélectionnez le pays souhaité.

ampouleAstuce :

Pour saisir la commune d'un pays étranger, procédez comme suit :

oassurez-vous qu'aucun code postal, ni de commune ne sont renseignés, sinon enlevez-les,

oau niveau de la rubrique Pays, saisissez ou sélectionnez à partir de la liste accessible via le bouton icone_sélectionpays le pays souhaité,

osaisissez ensuite la commune au niveau de la 2ème zone de la rubrique Ville,

oune liste de villes apparaît à l'écran (celle-ci peut être vide ou non) : cliquez sur Annuler.

Tél * : Rubrique facultative, saisie libre

Saisir dans la 1ère zone l'indicatif du pays (exemple : 33 pour la France).

Renseigner dans la 2ème zone le n° de téléphone complet (exemple : 0380772700).

 

Saisie facultative du code*  (sur 5 caractères maximum) et du libellé*  de la division.

 

Suivi du dossier n° :

Numéro du dossier attribué automatiquement par Libellule ou Donnapp. Dans le cas, d'un dossier révisé, ce numéro sera compris entre 900000 et 999999.

Dispositif du dossier de bourse (uniquement pour le secondaire),

À partir de 2016, Luciole indique le dispositif sur lequel se trouve le dossier.

À partir de 2018, tous les dossiers sont sur le nouveau dispositif.

 

sgn_Attention ATTENTION :

La sélection du dispositif influe directement sur les critères pris en compte pour l'acceptation du dossier de bourse ainsi que sur les montants auxquels l'élèves peut prétendre.

Les deux dispositifs, ancien et nouveau ont cohabité pendant les années 2016 et 2017. Ces dossiers comportent donc soit le bouton "Basculer vers l'ancien dispositif", soit le bouton "Basculer vers le nouveau dispositif".

 

Si vous recevez un dossier de bourse sur l'ancien dispositif, un bouton "Basculer vers le nouveau dispositif" vous permet de corriger le dispositif. Luciole conserve le nombre d'enfants à charge et réinitialise les primes.

Luciole déclenche le calcul des montants de bourse et informe l'utilisateur qu'il doit vérifier les critères et primes :

Ecran_ReformeDuSecondaire

Formation : Rubrique obligatoire, saisie à partir d'un menu déroulant

Nature de l'aide : Rubrique obligatoire, saisie à partir d'un menu déroulant

sgn_Attention ATTENTION

À partir de la rentrée 2016, le Crédit Complémentaire Spécial n'existe plus.

 

Choix entre "Bourses/critères sociaux" (pour le secondaire uniquement) et "Aide d'urgence annuelle" ou "Aide d'urgence ponctuelle" (pour le supérieur uniquement).

Type de demande : Rubrique obligatoire, saisie à partir d'un menu déroulant

Choix entre "Nouvelle demande", "Renouvellement" (pour le supérieur), "Reconduction" (pour le secondaire), "Réexamen" (pour le secondaire).

Destinataire notification * : Rubrique obligatoire, saisie par sélection en cliquant sur une des options proposées

osi vous sélectionnez Elève : la notification (d'accord ou de rejet) sera adressée à l'élève,

osi vous sélectionnez Parent/Tuteur : la notification (d'accord ou de rejet) sera adressée au responsable légal.

Proposition à la Commission : Rubrique obligatoire, saisie par sélection en cliquant sur une des options proposées

 

L'information renseignée à ce niveau peut être prise en compte sur des éditions (type liste libre) qui seront présentées lors de la commission. Si le dossier :

odonne droit à une bourse, cocher "A retenir".

oest litigieux ou demande un examen plus poussé, cocher "A examiner".

one donne pas droit à une bourse, cocher "A rejeter", sauf si c'est un cas particulier qui nécessite d'être débattu. Dans ce cas, cocher "A examiner".

Voir aussi Saisie de la décision administrative et Saisie de la décision à partir de la liste des dossiers

Commentaire * : Rubrique facultative, saisie libre

Vous pouvez saisir à ce niveau des informations supplémentaires que vous pourrez faire figurer sur des éditions (type liste libre) qui seront présentées lors de la commission (idem que pour la proposition à la commission, voir ci-dessus).

Dossier avec procuration à l'établissement * : Rubrique obligatoire

Si vous cochez la rubrique : cela signifie que la DDA versera les crédits nécessaires à l'établissement qui se chargera lui-même de payer les bourses aux élèves (cas le plus courant). Dans ce cas, la saisie des données dans l'onglet Bénéficiaire des versements n'est pas obligatoire.

Si vous ne cochez pas la rubrique : cela veut dire que les bourses seront payées aux élèves directement par la DDA. Dans ce cas, la saisie des données dans l'onglet Bénéficiaire des versements est obligatoire.

Voir : Onglet Bénéficiaire des versements

Formation suivie en FOAD (uniquement pour le supérieur) :

Cette information permet de distinguer les dossiers ne donnant pas lieu à exonération des droits d’inscription (inscription en formation initiale ouverte à distance dans certains établissements et pour certaines filières paramétrés dans Luciole conformément à la note de service).

Dossier complet :

Cocher la rubrique si toutes les données nécessaires à l'instruction du dossier ont été saisies. Si cela n'est pas fait, la saisie de la décision ne sera pas possible.

Dossier recevable :

Décocher la rubrique si le dossier n'est pas recevable. Dans le cas d’un dossier non recevable, la bourse ne pourra pas être accordée et la notification de rejet indiquera : "le dossier est irrecevable car les conditions d’attribution relatives à la nationalité ou aux diplômes ou à l’âge, ou aux études poursuivies ne sont pas remplies".

Déposé le : Rubrique obligatoire, saisie sous forme d'une date

Renseigner la date à laquelle l'élève a déposé son dossier de bourses.

Dans le cas d'une reconduction, il faudra veiller à bien indiquer la date qui correspond à l'année scolaire où l'élève a fait sa demande de bourses. Cette donnée est importante, car elle est prise en compte par Luciole pour déterminer l'attribution ou non d'une bourse.

Pris en charge le :

Cette date est automatiquement initialisée par Luciole au moment de la récupération du dossier.

Instruit le :

Saisir la date de validation de l'instruction. Cette opération peut s'effectuer de 2 manières différentes. Voir Validation de l'instruction.

Accordé le :

Saisir la date à laquelle le dossier a été accordé. Cette opération peut s'effectuer de 2 manières différentes. Voir Saisie de la décision administrative.

Rejeté le :

Saisir la date à laquelle le dossier a été rejeté. Cette opération peut s'effectuer de 2 manières différentes. Voir Saisie de la décision administrative.

Révisé le :

Cette date est automatiquement initialisée par Luciole si le dossier a été révisé.

Clôturé le * :

Saisir la date à laquelle le dossier a été fermé dans le cas où l'élève est démissionnaire et qu'aucun reliquat de bourse ne doit lui être versé ou s'il s'agit d'un dossier incorrect envoyé par erreur à Luciole. Voir Clôture d'un dossier.

Réexaminé en * :

infoAnnée scolaire concernée par le réexamen.

oPour un dossier de type Réexamen,  les barèmes pris en considération sont ceux de l'année scolaire en cours,

oUn dossier de type Réexamen, pourra être reconduit l'année suivante : pour le dossier de type Reconduction ainsi créé, les barèmes pris en compte sont ceux de l’année de réexamen et non de l'année de dépôt.

Motif réexamen * :

Indiquer le motif principal de réexamen.

Messages d'erreurs possibles :

Dans ce cas, un dossier en reconduction de l'année scolaire 2015/2016 a une date de dépôt de 2016 ou plus tard :

Ecran_Msg_AnneeDeReference

Ce dossier ne peut pas être en reconduction de 2015/2016 sur 2016/2017 et avoir une date de dépôt postérieure à 2015 :

oSoit ce dossier est une Reconduction et il faut corriger la date (par exemple septembre 2015),

oSoit ce dossier a été déposé pour l'année 2016/2017 et il faut corriger la demande en Nouvelle Demande ou en Réexamen, c'est un dossier.

 

moinsOnglet Responsable

Cet écran présente le détail des données administratives du responsable.

 

ampouleCliquez directement sur l'image pour afficher les informations de l'onglet correspondant.

Ecran_Dossier_OngletResponsable

 

Toutes les données présentes dans l'onglet Responsable sont fournies par Libellule ou Donnapp, mais elles peuvent être modifiées dans Luciole même si l'instruction a été validée.

 

Rubriques à renseigner :

 

Nature du responsable : Rubrique obligatoire, saisie à partir d'un menu déroulant

Choix entre "Tuteur", "Père et Mère", "Père", "Mère", "Logeur", "Elève lui-même", "DDASS", "Autre membre de la famille" et "Autre cas".

Il n'est pas possible de modifier cette liste.

Civilité : Rubrique obligatoire, saisie à partir d'un menu déroulant

Choix entre "Monsieur", "Mademoiselle" et "Madame". Il n'est pas possible de modifier cette liste.

Nom : Rubrique obligatoire, saisie libre

Prénom : Rubrique obligatoire, saisie libre

Nom de naissance : Rubrique facultative, saisie libre

Saisie du nom de jeune fille du responsable légal si c'est une femme mariée.

Situation de famille : Rubrique facultative, saisie à partir d'un menu déroulant

Situation professionnelle : Rubrique obligatoire, saisie à partir d'un menu déroulant

CSP : Rubrique obligatoire, saisie à partir d'un menu déroulant

Il s'agit de renseigner la catégorie socioprofessionnelle. Cette donnée est nécessaire à la DGER pour effectuer ses statistiques.

Agriculteur :

Cette rubrique est automatiquement cochée ou non suivant la catégorie socioprofessionnelle que vous avez sélectionnée.

Complément d'information : Rubrique facultative, saisie libre

Vous pouvez saisir dans cette rubrique tout complément d'information que vous pouvez juger utile d'indiquer pour la gestion du dossier.

 

Rue : Rubrique facultative, saisie libre

La saisie peut se faire sur 3 champs.

Ville : Rubrique obligatoire, saisie dépendant de la nomenclature nationale

La saisie peut se faire de 2 façons différentes :

osaisir le code postal dans la 1ère zone et faire Tabulation : s'il n'y a qu'une commune référencée sous ce code postal, Luciole l'affichera automatiquement dans la 2ème zone, sinon une liste des différentes communes apparaîtra à l'écran afin que vous sélectionniez celle que vous souhaitez,

osaisir en partie ou complètement le nom de la ville dans la 2ème zone et faire Tabulation : s'il n'y a qu'une commune portant ce nom dans la liste nationale, Luciole affichera automatiquement le code postal correspondant dans la 1ère zone, sinon une liste des différentes communes apparaîtra à l'écran afin que vous sélectionnez celle que vous souhaitez.

Si vous devez saisir une ville étrangère, voir astuce au niveau de la saisie du pays (ci-dessous).

Pays : Rubrique obligatoire, saisie dépendant de la nomenclature nationale

Si un code postal et une commune ont été saisies, la pays s'affichera automatiquement s'il s'agit d'une ville française, sinon cliquez sur le bouton icone_sélectionpays et sélectionnez le pays souhaité.

ampouleAstuce :

Pour saisir la commune d'un pays étranger, procédez comme suit :

oassurez-vous qu'aucun code postal, ni de commune ne sont renseignés, sinon enlevez-les,

oau niveau de la rubrique Pays, saisissez ou sélectionnez à partir de la liste accessible via le bouton icone_sélectionpays le pays souhaité,

osaisissez ensuite la commune au niveau de la 2ème zone de la rubrique Ville,

oune liste de villes apparaît à l'écran (celle-ci peut être vide ou non) : cliquez sur Annuler.

Tél : Rubrique facultative, saisie libre

Saisir dans la 1ère zone l'indicatif du pays (exemple : 33 pour la France).

Renseigner dans la 2ème zone le n° de téléphone complet (exemple : 0380772700).

 

 

moinsOnglet Bénéficiaires des versements

Cet écran présente les coordonnées (nom, prénom, adresse et RIB complet) de la personne qui sera destinataire des versements. Cette saisie n'est obligatoire que lorsque l'élève n'a pas donné procuration à l'établissement (voir écran).

 

On retrouve le nom et le prénom au niveau de l'édition du bordereau de liquidation sans procuration, dans la colonne Références bancaires.

Ces informations seront nécessaires lors de la génération des fichiers d'interface avec le logiciel CHORUS.

 

sgn_Attention ATTENTION :

Dans le cas où l'élève n'a pas donné procuration à l'établissement, le RIB devra être saisi au nom du destinataire de la bourse (l'élève ou le responsable légal). L'établissement devra s'assurer que l'information saisie ainsi que le RIB sont en conformité. Dans le cas contraire, le paiement ne pourra pas être effectué.

 

ampouleCliquez directement sur l'image pour afficher les informations de l'onglet correspondant.

Ecran_Dossier_OngletBeneficiaireVersements

 

Toutes les données présentes dans l'onglet Bénéficiaire des versements sont fournies par Libellule ou Donnapp, mais elles peuvent être modifiées dans Luciole même si l'instruction a été validée.

sgn_Attention ATTENTION :

Dans le cas où l'élève n'a pas donné procuration à l'établissement, le RIB devra être saisi au nom du destinataire de la bourse (l'élève ou le responsable légal). L'établissement devra s'assurer que l'information saisie ainsi que le RIB sont en conformité. Dans le cas contraire, le paiement ne pourra pas être effectué.

 

Rubriques à renseigner :

 

Civilité : Rubrique obligatoire, saisie à partir d'un menu déroulant

Choix entre "Monsieur, "Mademoiselle" et "Madame". Il n'est pas possible de modifier cette liste.

Nom : Rubrique obligatoire, saisie libre

Prénom : Rubrique obligatoire, saisie libre

Rue : Rubrique facultative, saisie libre

La saisie peut se faire sur 3 champs.

Ville : Rubrique obligatoire, saisie dépendant de la nomenclature nationale

La saisie peut se faire de 2 façons différentes :

osaisir le code postal dans la 1ère zone et faire Tabulation : s'il n'y a qu'une commune référencée sous ce code postal, Luciole l'affichera automatiquement dans la 2ème zone, sinon une liste des différentes communes apparaîtra à l'écran afin que vous sélectionniez celle que vous souhaitez,

osaisir en partie ou complètement le nom de la ville dans la 2ème zone et faire Tabulation : s'il n'y a qu'une commune portant ce nom dans la liste nationale, Luciole affichera automatiquement le code postal correspondant dans la 1ère zone, sinon une liste des différentes communes apparaîtra à l'écran afin que vous sélectionnez celle que vous souhaitez.

oSi vous devez saisir une ville étrangère, voir astuce au niveau de la saisie du pays (ci-dessous).

Pays : Rubrique obligatoire, saisie dépendant de la nomenclature nationale

Si un code postal et une commune ont été saisies, la pays s'affichera automatiquement s'il s'agit d'une ville française, sinon cliquez sur le bouton icone_sélectionpays et sélectionnez le pays souhaité.

 

ampoule Astuce :

Pour saisir la commune d'un pays étranger, procédez comme suit :

oassurez-vous qu'aucun code postal, ni de commune ne sont renseignés, sinon enlevez-les,

oau niveau de la rubrique Pays, saisissez ou sélectionnez à partir de la liste accessible via le bouton icone_sélectionpays le pays souhaité,

osaisissez ensuite la commune au niveau de la 2ème zone de la rubrique Ville,

oune liste de villes apparaît à l'écran (celle-ci peut être vide ou non) : cliquez sur Annuler.

 

La saisie des coordonnées bancaires n'est obligatoire que si l'élève n'a pas donné procuration à l'établissement (information à renseigner dans l'onglet Elève).

Banque : Saisie libre

Renseigner le nom de la banque.

Bureau : Saisie libre

Renseigner la commune de la banque. Cette donnée n'est pas obligatoire.

Rib : La saisie du Rib est libre.

Cependant, au moment de l'enregistrement des modifications, un double contrôle est effectué pour les Rib français :

oLe nombre de caractères saisis doit être de 23 ( 5 car. pour le code établissement, 5 pour le code guichet, 11 pour le numéro de compte et 2 pour la clé RIB ),

oVérification que la saisie est cohérente (contrôle au moyen de la clé RIB).

oPour les Rib étrangers (mode de règlement = "Etranger-Euro"), ces contrôles n'existent pas.

Mode de règlement : Saisie à partir d'un menu déroulant

Si le mode sélectionné est "Etranger-Euro", aucun contrôle ne sera effectué sur la saisie du Rib au moment de l'enregistrement des modifications (voir ci-dessus).

 

 

moinsOnglet Critères

Cet écran diffère selon le cycle. Il présente les critères qui correspondent à la situation de l'élève et qui permettent de déterminer si une bourse lui sera attribuée ou non. Sont présentés également tous les éléments chiffrés (le revenu, le nombre de points de charge, le quotient familial, le nombre de parts ou les échelons, le montant des primes attribuées et le montant annuel).

 

L'écran de saisie diffère suivant le cycle de formation de l'élève :

Dossier du cycle secondaire - Bourse sur critères sociaux (nouveau dispositif) : tous les dossiers à partir de 2018,

Dossier du cycle secondaire - Crédit complémentaire spécial : cette nature d'aide disparaît à partir de la rentrée 2016,

Dossier du cycle supérieur - Bourses sur critères sociaux : ces dossiers ne sont plus traiter par Luciole,

Dossier du cycle supérieur - Aide d'urgence ponctuelle

Dossier du cycle supérieur - Aide d'urgence annuelle

 

moinsOnglet Echéanciers

Cet écran présente les montants de bourses et de primes à verser à l'élève au cours des différentes périodes :

 

ampouleCliquez directement sur l'image pour afficher les informations de l'onglet correspondant.

Ecran_Dossier_OngletEcheanciers

Cet onglet n'est disponible que si les barèmes sont connus.