Gestion de la nomenclature (niveau simplifié)

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Gestion de la nomenclature (niveau simplifié)

Ce chapitre présente la saisie de la nomenclature niveau simplifié, la saisie et la consultation des prévisions.

 

Le traitement des autres fonctionnalités (imputation d’une pièce, suivi, restitutions excel, reconduction du BG) est identique à la gestion du budget de gestion multiniveau.

 

attention La création et l'ajout d'éléments à la nomenclature du budget de gestion se fait dans le module ordonnateur avec les droits Super-ordonnateur.

 

Codification des Centres de responsabilité

Codifiez vos Centres de Responsabilité en vous appuyant sur la proposition de codification.

 

accesSélectionnez le module Suivis i_suivis du menu Fichier, puis Suivis, Budget de gestion, Budget de gestion simplifié (un niveau), Centres de responsabilité (un niveau).

 

La liste des CR déjà saisis s’affiche :

 

x_listeCR1niveau

 

Le CR ##### Non suivi en BG est généré par le système et peut être utilisé uniquement par les centres pour lesquels le BG est facultatif. Ce code est non modifiable, non sub-divisable et ne peut être supprimé.

 

remarqueRemarque sur les CR 'fourre-tout' :  si le CFPPA est divisé en plusieurs centres de responsabilité, situés sur le même site, il peut être pratique de créer un CR 'CFPPA commun' qui absorbera les dépenses communes (EDF etc.).

 

moinsComment ajouter un centre de responsabilité ?

⇨cliquer sur i_ajouter pour ajouter un nouveau code,

 

L'écran suivant s'affiche :

x_CRajout

⇨indiquer le code et le libellé (c'est le code qui est utilisé en saisie de pièces),

⇨enregistrer i_Enregistrer la saisie.

 

Astuce 'Enregistrer et nouveau' i_Enreg_Suivant permet de saisir des codes en série.

 

info Cette saisie simplifiée permet de générer automatiquement les niveaux 2 et 3 même si l’utilisateur ne voit que le premier niveau. La compatibilité avec le BG multi-niveau est assurée, une évolution ultérieure vers le BG multi-niveau est donc toujours possible.

 

moinsComment modifier un centre de responsabilité ?

⇨sélectionner le CR à modifier

⇨cliquer sur i_Proprietes pour modifier le CR sélectionné,

⇨modifier le code et/ou le libellé,i_vide

⇨enregistrer i_Enregistrer la saisie.

 

Les codes de la nomenclature sont gérés par exercice, ainsi la modification d'un code n'aura pas d'impact sur le code de l'exercice antérieur.

 

moinsComment supprimer un centre de responsabilité ?

sgn_Important Pour pouvoir supprimer un centre de responsabilité, ce code ne doit être affecté à aucune pièce de l'exercice de suppression.

⇨sélectionner le CR à supprimer,

⇨cliquer sur i_supp pour supprimer le CR sélectionné,

 

Le système vous demande de confirmer la suppression :

mess_suppression_ligne

⇨Valider par btn_oui.

 

attention Lorsque le budget de gestion est utilisé en mode multi-niveau, la suppression se fait depuis la liste des Centres de responsabilité (multi-niveau).

Cette situation est signalée par le message d'erreur suivant :

 

x_SuppCR_messErreur

 

 

Codification des Destinations

 

La saisie des destinations se fait selon le même procédé que la saisie des CR, en choisissant l’option de menu correspondante.

 

accesSélectionnez le module Suivis i_suivis du menu Fichier, puis Suivis, Budget de gestion, Budget de gestion simplifié (un niveau), Destinations (un niveau).

 

La liste des destinations déjà saisies s’affiche :

 

x_listeDest1niveau

 

La destination ##### Non suivi en BG est générée par le système et peut être utilisée uniquement par les centres pour lesquels le BG est facultatif. Ce code est non modifiable, non sub-divisable et ne peut être supprimé.

 

remarqueRemarque sur la destination 'générique' (code #) : elle accueillera les éléments budgétaires non fléchés par une destination spécifique et vous permettra d'englober les activités pour lesquelles vous ne voulez pas un suivi détaillé.

 

moinsComment ajouter un centre de responsabilité ?

⇨cliquer sur i_ajouter pour ajouter un nouveau code,

 

L'écran suivant s'affiche :

x_Destajout

⇨indiquer le code et le libellé (c'est le code qui est utilisé en saisie de pièces),

⇨enregistrer i_Enregistrer la saisie.

 

Astuce 'Enregistrer et nouveau' i_Enreg_Suivant permet de saisir des codes en série.

 

info Cette saisie simplifiée permet de générer automatiquement les niveaux 2 et 3 même si l’utilisateur ne voit que le premier niveau. La compatibilité avec le BG multi-niveau est assurée, une évolution ultérieure vers le BG multi-niveau est donc toujours possible.

 

moinsComment modifier une destination ?

⇨sélectionner la destination à modifier,

⇨cliquer sur i_Proprietes pour modifier la destination sélectionnée,

⇨modifier le code et/ou le libellé,i_vide

⇨enregistrer i_Enregistrer la saisie.

 

Les codes de la nomenclature sont gérés par exercice, ainsi la modification d'un code n'aura pas d'impact sur le code de l'exercice antérieur.

 

moinsComment supprimer une destination ?

sgn_Important Pour pouvoir supprimer un centre de responsabilité, ce code ne doit être affecté à aucune pièce de l'exercice de suppression.

⇨sélectionner la destination à supprimer,

⇨cliquer sur i_supp pour supprimer la destination sélectionnée,

 

Le système vous demande de confirmer la suppression :

mess_suppression_ligne

⇨Valider par btn_oui.

 

attention Lorsque le budget de gestion est utilisé en mode multi-niveau, la suppression se fait depuis la liste des Destinations (multi-niveau).

Cette situation est signalée par le message d'erreur suivant :

 

x_Supp_messErreur

 

 

Saisie des prévisions

 

accesSélectionnez le module Suivis i_suivis du menu Fichier, puis Suivis, Budget de gestion, Budget de gestion simplifié (un niveau), Prévisions BG (un niveau).

 

La liste des prévisions déjà saisies s’affiche :

 

x_prevision1niveau

 

moinsComment ajouter une prévision ?

⇨cliquer sur i_ajouter pour ajouter une prévision,

 

L'écran suivant s'affiche :

x_previsionsajout

⇨indiquer :

✓ le Centre de Responsabilité

attention Seuls les CR ou destination de niveau 3 peuvent être sélectionnés

✓ la Destination

✓ le Compte suivi

Toute la nomenclature apparaît ici déclinée jusqu’au niveau 4 (même si le budget comptable est décliné sur plus de 4 chiffres).

Pour saisir vos prévisions, sélectionnez le niveau de votre choix :

➢#### : compte non réparti,

➢6### : classe de compte,

➢60##, 606#, 6066 : comptes déclinés.

 

sgn_Important Il n’y a pas de restriction en fonction des comptes ouverts au budget, l'intégralité de la nomenclature apparaît.

✓ les Montants (facultatif)

Il n’y a pas de contrôle dépense ou recette lié au compte choisi.

Il n’y a aucun contrôle de cohérence des montants prévus entre le budget de gestion et le budget comptable.

⇨enregistrer i_Enregistrer la saisie.

 

Astuce 'Enregistrer et nouveau' i_Enreg_Suivant permet de saisir des prévisions en série.

 

moinsComment modifier une prévision ?

⇨sélectionner la prévision à modifier,

⇨cliquer sur i_Proprietes pour modifier la prévision sélectionnée,

⇨Seuls les montants peuvent être modifiés,

attention Le Centre de responsabilité, la Destination et le Compte suivi ne peuvent pas être modifiés. Vous devez supprimer la prévision pour la recréer correctement si la modification porte sur ces trois zones.i_vide

⇨enregistrer i_Enregistrer la saisie.

 

moinsComment supprimer une prévision ?

⇨sélectionner la prévision à supprimer,

⇨cliquer sur i_supp pour supprimer la prévision sélectionnée,

 

Le système vous demande de confirmer la suppression :

mess_suppression_ligne

⇨Valider par btn_oui.

 

 

Consultation des prévisions

 

La liste des prévisions permet un premier contrôle. Pour avoir une présentation sous forme de tableau croissant CR et compte, vous pouvez utiliser le tableau d’exécution du budget de gestion.

 

accesSélectionnez le module Suivis i_suivis du menu Fichier, puis Suivis, Budget de gestion, Budget de gestion simplifié (un niveau), Exécution du budget de gestion (CR/compte).

 

x_prévision_consultation1niveau

 

L’ergonomie de cette consultation est similaire à celle de l’exécution du budget comptable.

 

⇨Cochez x_coche_case les différentes options que vous souhaitez consulter i_Proprietes ou imprimer i_imprime. Chaque case cochée ajoute une colonne à la consultation.

sgn_Important Vous devez sélectionner au moins un Centre de Responsabilité.

 

Exemple :

 

x_prévision_visualisation1niveau

 

Les prévisions du budget de gestion peuvent être exportées i_exportExecution pour être manipulées au travers d'un outil bureautique (Word, Excel...)

⇨Faites un clic droit sur la fenêtre et sélectionnez : Exporter la fenêtre

x_exportfenetre

 

attention Différents formats (décrits dans la rubrique exporter les données Cocwinelle) vous sont proposés. Il est cependant conseillé de choisir le type HTMLTable pour cet export et d'ouvrir le fichier obtenu avec Excel afin de l'enregistrer au format Excel (la mise en forme du tableau et les entêtes seront conservées).

 

Astuce Le fractionnement de l'écran est très utile pour cette consultation.