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La fiche de saisie est constituée de différents onglets :
•Objet : saisie obligatoire du libellé détaillé du bon de commande (35 caractères maximum),
•Date : initialisée à la date de travail, elle peut être modifiée. Elle doit être comprise entre le 01/01/N et le 31/12/N. •Contact : saisie obligatoire. Le contact effectue le suivi des articles commandés.
•Service Bénéficiaire : saisie facultative. La notion du 'service bénéficiaire' est propre à l’établissement et permet de renseigner un service, un département, une unité selon l’organisation interne. Il est utile pour le suivi et l’acheminement des articles commandés.
•Fournisseur : saisie obligatoire du tiers. Il s’agit d’un tiers référencé dans la table des tiers facturés de Cocwinelle.
•Cession interne : Si un tiers de cession interne est sélectionné, la case est automatiquement cochée.
✓restreindre la saisie des comptes aux comptes de fonctionnement uniquement, ✓ne pas pouvoir faire de bon de commande sur les OF Ressources Affectées et Taxe d'apprentissage. •Observations : zone de saisie libre.
•Notes complémentaires : zone de saisie libre (256 caractères maximum).
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•Adresse de livraison : faire une recherche à l'aide du bouton
•Instructions de livraison : zone de saisie libre (256 caractères maximum). Elle indique les informations concernant la livraison.
•Adresse de facturation : faire une recherche à l'aide du bouton
•Instructions de facturation : zone de saisie libre.
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•N° Article : Numérotation automatique des lignes d'articles à facturer. •Désignation : saisie obligatoire de la désignation du produit (60 caractères maximum), •Référence : saisie facultative de la référence (60 caractères maximum). C'est celle mentionnée sur le produit à commander. •Qté : saisie facultative de la quantité de produit à commander (vide à 99999), •HT Unité : saisie facultative du prix unitaire HT du produit acheté, •Taux TVA : Saisie facultative du taux de TVA. Par défaut, il est initialisé à 19,6.
•TTC Unité : saisie facultative du prix unitaire TTC du produit acheté,
•Gratuit O/N : si le montant du produit est à zéro, vous pouvez cocher la case pour indiquer que le produit est gratuit (s’il est offert par exemple).
•Compte : saisie facultative parmi la liste (F9) des comptes budgétaires ouvert au budget.
•OF : saisie facultative de l'Origine de financement (Budget, Taxe, RA ou ARS). En fonction du choix réalisé, un code OF pourra être saisi.
➢vous ne pouvez pas utiliser les OF Ressource Affectée et Taxe d'apprentissage pour les tiers de cession interne, ➢vous ne pouvez pas utiliser l'OF Taxe d'apprentissage pour les centres de division B et C. •Code OF : saisie facultative (F9). Cette case est active si l'OF est égale à 2 - Taxe, 3 - RA ou 4 - ARS. •Clé CSA : saisie facultative (F9) de la clé CSA préalablement saisie sur le module ordonnateur. Elle indique le code de la Clé de Suivi d’achat s’il y en a une. •N° Code marché : saisie facultative (F9) du numéro code marché préalablement saisi sur le module ordonnateur.
•Total HT, Montant TVA et Total TTC : Ils sont calculés à partir de la quantité et du prix unitaire.
•ID ligne : identifiant de la ligne du bon de commande (alimenté par le système à l'enregistrement). •Libellé du lot, Composant marché, Code sous categ marché, Comar Cdn, Csa Cdn : information relative à la saisie de la clé CSA ou du marché choisi. •N° BDC : numéro du bon de commande (alimenté par le système à l'enregistrement).
⇨cliquer sur ⇨saisir les critères de l'article.
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Dans tous les cas, la saisie des codes de ventilation BG est facultative. Il est possible de saisir un seul des deux codes (Centre de responsabilité, Destination).
➢Comme pour la saisie des engagements, il peut y avoir plusieurs ventilations BG pour une ligne de commande. ➢Pour chaque ligne d'article du bon de commande, le pourcentage des lignes ventilées doit être égal à 100%.
⇨se positionner sur cette ligne et en ajouter ⇨modifier le pourcentage de la première ligne, ⇨sélectionner le CR et la destination de la deuxième ligne, ⇨saisir le pourcentage de la deuxième ligne.
Le système contrôle que le total des lignes BG d’un article soit égal à 100%.
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