Description :

•Objet : saisie obligatoire du libellé détaillé du bon de commande (35 caractères maximum),

Le libellé sera repris au niveau de l'objet de l’engagement

•Date : initialisée à la date de travail, elle peut être modifiée. Elle doit être comprise entre le 01/01/N et le 31/12/N.

•Contact : saisie obligatoire. Le contact effectue le suivi des articles commandés.

S'il n'existe pas dans la liste proposée , il faut l'ajouter.

•Service Bénéficiaire : saisie facultative. La notion du 'service bénéficiaire' est propre à l’établissement et permet de renseigner un service, un département, une unité selon l’organisation interne. Il est utile pour le suivi et l’acheminement des articles commandés.

S'il n'existe pas dans la liste proposée , il faut l'ajouter.

•Fournisseur : saisie obligatoire du tiers. Il s’agit d’un tiers référencé dans la table des tiers facturés de Cocwinelle.

S'il n'existe pas dans la liste proposée , seules les personnes habilitées à créer des tiers peuvent l'ajouter dans la base Cocwinelle (utilisateur Cocwinelle Normal). Les Utilisateurs membres du groupe ‘Bons de commande’ AVEC ou SANS Edition ne peuvent pas créer de tiers fournisseur.

•Cession interne : Si un tiers de cession interne est sélectionné, la case est automatiquement cochée.

Des contrôles particuliers sont mis en place dès lors qu’un tiers interne est saisi :

✓restreindre la saisie des comptes aux comptes de fonctionnement uniquement,

✓ne pas pouvoir faire de bon de commande sur les OF Ressources Affectées et Taxe d'apprentissage.

•Observations : zone de saisie libre.

Ces informations sont là à titre informatif et n'apparaissent pas sur l'édition du bon de commande.

•Notes complémentaires : zone de saisie libre (256 caractères maximum).

Ces informations complémentaires apparaissent sur l'édition du bon de commande.

Description :

•Adresse de livraison : faire une recherche à l'aide du bouton et choisir l'adresse de livraison.

Si elle n'existe pas dans la liste proposée, il faut l'ajouter.

•Instructions de livraison : zone de saisie libre (256 caractères maximum). Elle indique les informations concernant la livraison.

Ces informations complémentaires apparaissent sur l'édition du bon de commande.

•Adresse de facturation : faire une recherche à l'aide du bouton et choisir l'adresse de facturation.

Si elle n'existe pas dans la liste proposée, il faut l'ajouter.

•Instructions de facturation : zone de saisie libre.

Ces informations sont là à titre informatif et n'apparaissent pas sur l'édition du bon de commande.

Important : un bon de commande doit comporter au minimum une ligne de commande.

•N° Article : Numérotation automatique des lignes d'articles à facturer.

•Désignation : saisie obligatoire de la désignation du produit (60 caractères maximum),

•Référence : saisie facultative de la référence (60 caractères maximum). C'est celle mentionnée sur le produit à commander.

•Qté : saisie facultative de la quantité de produit à commander (vide à 99999),

•HT Unité : saisie facultative du prix unitaire HT du produit acheté,

•Taux TVA : Saisie facultative du taux de TVA. Par défaut, il est initialisé à 19,6.

Les différences d’arrondis de centimes avec un éventuel devis ne seront pas prises en compte à ce niveau mais uniquement à l’intégration dans un engagement.

•TTC Unité : saisie facultative du prix unitaire TTC du produit acheté,

Il est possible de saisir le HT ou le TTC mais pas les deux. D'après le taux de TVA saisi, le système calcule automatiquement le HT si le TTC est renseigné ou le TTC si le HT est renseigné.

•Gratuit O/N : si le montant du produit est à zéro, vous pouvez cocher la case pour indiquer que le produit est gratuit (s’il est offert par exemple).

Sur l'édition définitive le total TTC et HT n'apparaissent pas, si une ligne d'article est saisie avec un montant à 0 et que la case 'Gratuit O/N' n'est pas coché.

•Compte : saisie facultative parmi la liste (F9) des comptes budgétaires ouvert au budget.

Aucun contrôle n’est fait sur les disponibles du compte saisi. Il est fait par la suite sur l’engagement.

•OF : saisie facultative de l'Origine de financement (Budget, Taxe, RA ou ARS). En fonction du choix réalisé, un code OF pourra être saisi.

Remarques :

➢vous ne pouvez pas utiliser les OF Ressource Affectée et Taxe d'apprentissage pour les tiers de cession interne,

➢vous ne pouvez pas utiliser l'OF Taxe d'apprentissage pour les centres de division B et C.

•Code OF : saisie facultative (F9). Cette case est active si l'OF est égale à 2 - Taxe, 3 - RA ou 4 - ARS.

•Clé CSA : saisie facultative (F9) de la clé CSA préalablement saisie sur le module ordonnateur. Elle indique le code de la Clé de Suivi d’achat s’il y en a une.

•N° Code marché : saisie facultative (F9) du numéro code marché préalablement saisi sur le module ordonnateur.

La clé CSA utilisée pour ce marché sera affichée dans la zone clé CSA.

•Total HT, Montant TVA et Total TTC : Ils sont calculés à partir de la quantité et du prix unitaire.

Ces zones ne sont pas accessibles par l’utilisateur (elles sont calculées par le système).

•ID ligne : identifiant de la ligne du bon de commande (alimenté par le système à l'enregistrement).

•Libellé du lot, Composant marché, Code sous categ marché, Comar Cdn, Csa Cdn : information relative à la saisie de la clé CSA ou du marché choisi.

•N° BDC : numéro du bon de commande (alimenté par le système à l'enregistrement).

Pour ajouter un nouvel article, il faut :

⇨cliquer sur pour ajouter une (ou plusieurs) autre(s) lignes,

⇨saisir les critères de l'article.

Si vous avez ajouté une ligne d'article par erreur, vous pouvez la supprimer .

La saisie des informations du budget de gestion est possible si l’option de saisie obligatoire ou facultative est activée sur le centre.

Dans tous les cas, la saisie des codes de ventilation BG est facultative. Il est possible de saisir un seul des deux codes (Centre de responsabilité, Destination).

Remarques :

➢Comme pour la saisie des engagements, il peut y avoir plusieurs ventilations BG pour une ligne de commande.

➢Pour chaque ligne d'article du bon de commande, le pourcentage des lignes ventilées doit être égal à 100%.

Pour éclater une ligne sur plusieurs imputations, il faut :

⇨se positionner sur cette ligne et en ajouter une (ou plusieurs) autre(s),

⇨modifier le pourcentage de la première ligne,

⇨sélectionner le CR et la destination de la deuxième ligne,

⇨saisir le pourcentage de la deuxième ligne.

Le système contrôle que le total des lignes BG d’un article soit égal à 100%.

Si vous avez ajouté une ligne par erreur, vous pouvez la supprimer .