Gestion des bons de commande

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Gestion des bons de commande

accesSélectionnez le module Bons de commande i_BDC du menu Fichier, puis Bons de commande / En cours i_BDC_encours.

 

Le système affiche la liste des bons de commande non engagés :

 

BDC_encours

 

Cette liste regroupe les bons de commande non engagés créés sur le centre de connexion pour les exercices N-1 et N.

 

moinsComment ajouter un bon de commande ?

 

⇨Cliquer sur i_ajouter pour ajouter un nouveau bon de commande,

⇨Saisir les caractéristiques du bon de commande,

⇨Après avoir saisi les différentes informations, vous pouvez les enregistrer i_enregistrer.

 

Astuce Vous pouvez créer plusieurs bons de commande à la suite en passant par l'option 'Enregistrer et nouveau' i_Enreg_Suivant. Une nouvelle fiche de saisie sera alors proposée.

 

remarque A l'enregistrement, la liste des bons de commande en cours est alimentée, vous pouvez alors :

•le modifier tant qu’il n’est pas imprimé,

•l’annuler,

•lancer la prévisualisation,

•lancer l'édition définitive.

 

moinsComment modifier un bon de commande ?

sgn_Important La modification des données d’un bon de commande n’est possible que s’il n’a pas été imprimé (édition définitive) : la colonne 'Editer O/N' ne doit pas être cochée pour le bon de commande à modifier.

 

⇨Sélectionner le bon de commande à modifier,

⇨Cliquer sur i_Proprietes pour le modifier,

⇨Modifier les critères :

✓la zone FOURNISSEUR est grisée, le tiers ne peut être modifié,

✓toutes les autres données peuvent être modifiées.

⇨Enregistrer i_Enregistrer les modifications.

 

moinsComment annuler un bon de commande ?

⇨Sélectionner le bon de commande à supprimer,

⇨cliquer sur i_supp pour le supprimer.

 

remarque Remarque, deux cas d'annulation sont possibles :

➢L'annulation d’un bon de commande avant édition :

- le bon est supprimé de la liste des bons de commande en cours,

- il n’apparaît pas dans l'historique des bons de commande.

➢L’annulation d’un bon de commande après édition :

- le bon annulé n’est pas supprimé,

- il apparaît dans les historiques et son statut passe à ‘Annulé’.

sgn_Important Il est possible d’annuler un bon de commande édité tant qu’il n’a pas été engagé.

 

moinsComment dupliquer un bon de commande ?

⇨Cliquer sur i_enga_select pour dupliquer un bon de commande, l'ensemble des bons de commande créés sur le centre de connexion s'affiche,

⇨Sélectionner le bon de commande à dupliquer,

⇨Cocwinelle alimente automatiquement l'ensemble des rubrique du bon de commande avec les données du bon de commande sélectionné.

 

remarque Cocwinelle alimente les données actives avec leurs valeurs mises à jour : Contact, Service bénéficiaire, Fournisseur, Adresse livraison, Adresse facturation, Compte, OF, Code OF, Clé CSA, N° Marché, Centre de responsabilité (BG), Destination (BG).

 

Le nouveau bon de commande peut être modifié en suivant la procédure habituelle.

 

 

moinsComment éditer un bon de commande ?

Deux types d'éditions sont possibles :

remarqueRemarques :

➢Les utilisateurs du groupe Bons de commande ‘Sans Edition’ n'ont accès qu'à cette édition.

➢L'édition de la prévisualisation ne pourra pas être signée ni envoyée au fournisseur.

➢Cette édition portant la mention ‘Spécimen Non légal’ permet d’avoir une vue générale du bon de commande. Les données concernant le Budget de gestion et les informations comptables (Compte, OF …) n’y figurent pas.

 

⇨Sélectionner le bon de commande à éditer,

⇨Cliquer sur i_imprime pour l'imprimer,

⇨Sélectionner 'Prévisualisation Bon de commande' dans la zone 'Choix de l'édition' puis choisir la 'Destination' :

 

BDC_edition_prev

 

•Aperçu pour visualiser à l'écran l'édition,

•Imprimante pour lancer l'édition,

•Fichier pour enregistrer le résultat sous forme de Fichier, exploitable par d'autres outils bureautiques, comme Excel par exemple.

⇨Valider par btn_OK.

 

Il s’agit d’une édition par fusion Word dont la mise en page peut être modifiée par l'ordonnateur.

 

sgn_Important Important :

➢Hormis les utilisateurs traditionnels de la comptabilité Centres Constitutifs, seuls les utilisateurs du groupe des bons de commande 'Avec Edition’ ont accès à cette édition.

➢Pendant cette édition, il est recommandé de laisser faire le système et de ne pas lancer d’autre procédure en même temps.

➢Il n'est plus possible d’effectuer des modifications sur le bon de commande après impression.

➢Il est possible d’imprimer plusieurs bons de commande en même temps. Pour cela, il faut sélectionner les bons à imprimer dans la liste des bons de commande en cours (ou historique) et lancer l’édition.

 

⇨Sélectionner le bon de commande à éditer,

AstuceIl est possible d’imprimer plusieurs bons de commande en même temps. Pour cela, il faut sélectionner les bons à imprimer dans la liste des bons de commande en cours et lancer l’édition.

⇨Cliquer sur i_imprime pour l'imprimer,

⇨Sélectionner un des modèles Word proposés dans la zone 'Choix de l'édition' puis choisir la 'Destination' :

 

BDC_edition_def

Les modèles Word apparaissent en bleus, ils portent la mention "Word". Le modèle livré avec Cocwinelle apparaît en gras.

 

•Word : cette case est coché par défaut, elle va permettre de lancer la fusion du modèle sélectionné avec les données du (des) bon(s) de commande.

•Impression immédiate :

➢Si la case 'Impression immédiate' n'est pas cochée, la fusion Word se lance pour l'ensemble des bons de commande sélectionnés, l'utilisateur peut :

✓visualiser le document : double clic ou clic doit /ouvrir le document sur un des documents de la 'liste des documents',

✓lancer l’édition en cliquant sur le bouton btn_imp_fusion de la fenêtre de fusion et en sélectionnant l'imprimante puis btn_imprimer,

✓annuler l'édition en fermant l'écran bd_croixferme.

➢Si cette case est cochée, la fenêtre de sélection d'une imprimante s'affiche. L'utilisateur peut :

✓annuler l'édition avec le bouton btn_annuler de l'écran 'Imprimer' ou

✓sélectionner l'imprimante puis btn_imprimer pour lancer la fusion et l'impression.

sgn_Important L'utilisateur ne peut pas pré-visualiser le document.

⇨Valider par btn_OK.

 

remarqueRemarque :

➢la date du bon de commande qui apparaît sur le bon de commande est la date de première édition et non la date de création du bon de commande.

➢il est possible de rééditer un bon de commande quel que soit son statut à partir de l'historique des bons de commande. S’il n’est pas valide, le statut du bon apparaît sur l’édition.