⇨Cliquer sur pour ajouter une nouvelle liquidation,

⇨Saisir les caractéristiques de la liquidation.

Si l'ordonnateur a activé le BG pour votre centre, vous devez compléter l'onglet Budget de Gestion.

⇨Après avoir saisi les différentes informations, vous pouvez les enregistrer .

Vous pouvez créer plusieurs liquidations à la suite en passant par l'option 'Enregistrer et nouveau' . Une nouvelle fiche de saisie sera alors proposée.

A l'enregistrement, la liste des liquidations en cours est alimentée, vous pouvez alors :

•la modifier,

•la supprimer,

•éditer la liste des liquidations en cours et/ou le récapitulatif par compte des liquidations en cours.

•la transmettre à l'ordonnateur.

Si sur une convention, l'utilisateur connecté est référencé comme Personne qui facture la convention, Cocwinelle affiche un message pour le prévenir qu'une ou plusieurs conventions sont à liquider :

Le message ne s’affiche pas si l'utilisateur de connexion n'est pas référencé comme Personne qui facture la convention, il peut cependant liquider les conventions en attente sur le centre de connexion.

⇨Cliquer sur pour liquider convention,

L’activation de cette option ouvre une fenêtre de saisie qui permet de rechercher les conventions à liquider.

⇨cliquer sur ,

Cocwinelle propose la liste des conventions pour lesquelles une ou plusieurs lignes d'échéancier de recette sont à liquider :

Une convention peut être liquidée si celle-ci est validée et non encore totalement liquidée. Cette liste présente toutes les conventions non liquidées (mêmes celles des années antérieures).

⇨sélectionner la convention à liquider,

La sélection d’une convention, renseigne les données de l’échéancier dans la fiche de convention à liquider :

⇨cocher la ou les lignes à liquider,

Remarques :

➢il est possible de sélectionner plusieurs lignes et dans ce cas, la liquidation garde le détail de l’échéancier,

➢il est impossible de liquider 2 lignes avec des tiers clients différents,

➢il est impossible de liquider si la date prévue dans la convention ne l’autorise pas,

➢il est impossible de liquider :

•si le compte n’est pas ouvert au budget (situation rencontrée pour des conventions créées sur des années antérieures avec des comptes qui ne sont plus ouverts),

•si l’origine de financement n’est plus active,

•si les codes du budget de gestion ne sont plus actifs.

Dans ces situations, il faut soit ajouter la donnée manquante (compte, OF ou code du BG), soit modifier la clé à liquider sur la convention.

➢s’il y a plusieurs lignes, le système recalcule le pied de la facture liquidée et des arrondis de centimes peuvent entraîner des différences entre ceux de la convention et ceux de la liquidation.

⇨fermer la fenêtre,

⇨un message demandant la confirmation de la création apparaît, cliquer sur oui

Depuis cette fenêtre, il est possible de cliquer sur 'Non' pour annuler la création de la liquidation ou 'Annuler' pour revenir à la sélection de la convention et des lignes d'échéancier.

La liquidation est créée avec ses données comptables et les codes du budget de gestion si celui-ci est activé.

Actions possible :

➢Modification d'une liquidation de convention : elle peut être modifiée comme une liquidation créée manuellement à partir de la liste des liquidations,

Il est possible de modifier les montants sur la liquidation, cependant il est impossible de liquider une seconde fois une ligne d’échéancier même si celle-ci n’a pas été liquidée totalement,

➢Suppression d'une liquidation de convention : annule la liquidation de convention. Les lignes de l’échéancier utilisées sur cette liquidation pourront être refaite dans une autre liquidation,

➢Suppression d'une ligne de liquidation de convention : annule la liquidation de la ligne de l’échéancier correspondant. Cette ligne de l’échéancier peut être refaite dans une autre liquidation.

Ensuite la liquidation est validée et titrée comme dans le circuit normal des étapes de validation des pièces comptables.

A partir des titres sur crédit d'extourne générés automatiquement et à réception de la facture, le centre va saisir la liquidation de recettes correspondante : c'est un Ordre de recette.

⇨Cliquer sur pour ajouter une nouvelle liquidation,

⇨Saisir le nom (ou le numéro) du tiers rattaché au titre d'extourne,

⇨Sélectionner le titre sur crédit d'extourne en attente pour ce tiers,

La sélection du titre d'extourne dans la liquidation va renseigner automatiquement les champs de la liquidation, mais :

✓la colonne Ligne/crédits d’extourne est initialisée à oui, ce qui confirme qu’il s’agit bien d’un ordre de recette faisant référence à un titre sur crédits d’extourne,

✓les lignes de liquidations sur titre d’extourne consomment les crédits d’extourne de l’année précédente et non ceux de l’exercice. Ainsi les disponibles sur crédits d’extourne ne sont ni renseignés, ni contrôlés.

La facture peut être différente du produit à recevoir réalisée en année N : voir exemple

⇨Après avoir saisi les différentes informations, vous pouvez les enregistrer .

La modification des données d’une liquidation est possible tant qu’elle n’a pas été validée ou refusée par l'ordonnateur.

Si la liquidation a été transmise, l'ordonnateur peut faire une demande de modification. Le centre doit se connecter sous le même nom d'utilisateur qu'à la création de cette liquidation.

⇨Sélectionner la liquidation à modifier,

⇨Cliquer sur pour la modifier,

⇨Modifier les critères :

✓la zone Tiers facturé est grisée, le tiers ne peut être modifié : vous devez supprimer la liquidation et la refaire si le tiers est à changer,

✓toutes les autres données peuvent être modifiées,

✓des lignes peuvent être insérées ou supprimées.

⇨Enregistrer les modifications.

Seules les liquidations au statut 'En préparation par le centre' et 'Modif. demandée par CO' peuvent être supprimées.

Supprimer provoque l'effacement définitif dans la base de données de la (des) ligne(s) sélectionnée(s).

⇨Sélectionner la liquidation à supprimer,

⇨Cliquer sur pour supprimer la liquidation sélectionnée,

Le système vous demande de confirmer la suppression :

⇨Valider par .

La suppression d'une liquidation créée à partir d'un engagement remet les lignes de l'engagement au statut 'Engagement valide'.

Il existe deux éditions spécifiques aux liquidations en cours :

•la liste des liquidations en cours,

•le récapitulatif par compte des liquidations en cours.

⇨Cliquer sur pour l'imprimer,

⇨Sélectionner l'édition voulue dans la zone 'Choix de l'édition' puis choisir la 'Destination' :

•Aperçu pour visualiser à l'écran l'édition,

•Imprimante pour lancer l'édition,

•Fichier pour enregistrer le résultat sous forme de Fichier, exploitable par d'autres outils bureautiques, comme Excel par exemple.

⇨Valider par .

⇨Sélectionner la(les) liquidation(s) à transmettre à l'ordonnateur,

⇨Cliquer sur pour les transmettre à l'ordonnateur.

L'ordonnateur pourra alors mettre en attente, refuser, demander la modification ou valider la(les) liquidation(s).