Ces documents présentent toutes les actions à réaliser dans une année scolaire dans Libellule :
Déroulement d'une année scolaire (simplifié)
PLANNING ADMINISTRATIF D’UNE ANNEE SCOLAIRE 2012-2013
Préparation de l’année scolaire : de mai à juin 2012
Important à faire avant le transfert d’élève pour la reconduction des dossiers de bourses et l’inscription
⇨Récupération des données externes (module Administration / Échange de données)
✓Descente des données de référence bourse (barèmes provisoires)
✓Nomenclatures nationales (référentiels, classes administratives et tables diverses)
L’administrateur général doit vérifier chaque semaine tout au long de l’année si des données externes ne sont pas mises à disposition
⇨Vérification des classes administratives ouvertes pour l’année scolaire : Important afin de vérifier les ouvertures ou fermetures de classes réalisés par le SRFD, en cas d’anomalies, contacter le SRFD et le Cnerta
⇨Clôture de l’année scolaire N-2 (2010/2011) permet de reconduire automatiquement les divisions dans Libellule
Préparation de l’année scolaire : de juin à septembre 2012
⇨Saisie des responsables : la fiche responsable doit être saisie avant la fiche élève, les références bancaires sont à renseigner sur la fiche du responsable s’il est destinataire de la bourse
⇨Transfert des élèves présents sur N-1 et inscription des nouveaux élèves : L’onglet préinscription à l’examen doit être renseigné pour effectuer la remontée des préinscription vers Indexa (Octobre)
C’est aussi à ce moment qu’il est possible d’affecter une promotion et une division à l’élève
⇨Saisie et reconduction des dossiers de demande de bourses : Important, les dossiers sont reconduits automatiquement lors du transfert de classe si les barèmes de bourses provisoires sont intégrés
⇨Aout : La remontée de prérentrée : Il n’y a pas de fichier informatique à générer pour cette enquête
⇨Envoi des dossiers de bourses vers Luciole pour instruction
⇨Septembre : La remontée de rentrée : génération du fichier, envoi du fichier en administrateur général
Tout au long de l’année scolaire :
⇨Récupération des données externes (module Administration / Echange de données)
✓Descente des INA vers Libellule (après chaque enquête statistiques)
✓Descente de dossier de bourses de Luciole (après chaque envoi de Luciole vers Libellule)
⇨Traiter les états civils suite aux intégrations de données externes
⇨Mise à jour des données Luciole : Suite à la descente de dossier de bourses : Les dossiers modifiés dans Luciole (intégration des décisions d’instruction, des montants de bourse à verser) sont mis à jour dans Libellule, cela doit être fait à chaque trimestre
D’Octobre 2012 à la fin de l’année scolaire 2013 :
⇨Octobre : La remontée Officielle : éditer les documents contractuels, envoyer le fichier via l’administrateur général
⇨Octobre : Envoi des préinscriptions vers Indexa2 via l’administrateur général
⇨Janvier : La Remontée Ajustée : éditer les documents contractuels, envoyer le fichier via l’administrateur général
⇨Fin avril : La Remontée de fin d’année : envoyer le fichier de la remontée ajustée, après une nouvelle génération, via l’administrateur général, pas de document à envoyer
Déroulement d'une année scolaire (détaillé)
Exemple gestion année scolaire 2012/2013 |
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P : Paramétrage E : Envoi de données S: Saisie de données V : Vérification de données externes I : Intégration de données externes T : Traitement spécifique |
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Période |
Module |
Sous module |
Tâches |
Infos complémentaires |
Type personnel |
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Début |
Fin |
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P |
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2012 |
Février |
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Architecture |
Référentiels |
Paramétrage des disciplines enseignées (pour les dossiers d'inscription) |
A paramétrer dans le cadre de l'utilisation du module d'édition des dossiers d'inscription. |
x |
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T |
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2012 |
Février |
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Elève |
Dossier d'inscription des élèves |
Edition des dossiers d'inscription (nouveaux élèves) ou réinscription (élèves inscrits sur les années scolaires passées) |
Les données administratives peuvent être récupérées pour les dossiers de réinscription. |
x |
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I |
O |
2012 |
Mai |
2012 |
Octobre |
Administration |
Echange de données / Intégration |
Récupération de données externes : - Descente des données de référence bourse |
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x |
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I |
O |
2012 |
Mai |
2013 |
Juin |
Administration |
Echange de données / Intégration |
Récupération de données externes : - Nomenclatures. |
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x |
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V |
O |
2012 |
Mai |
2012 |
Août |
Architecture |
Classes administratives |
Vérification des classes administratives ouvertes pour l'année scolaire. |
Communiquer au SRFD et au CNERTA toute anomalie |
x |
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V |
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2012 |
Mai |
2012 |
Août |
Architecture |
Référentiels |
Vérification des référentiels livrés, consultation des formations rénovées. |
Cette vérification est importante avant de se lancer dans la reconduction des promotions. |
x |
x |
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T |
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2012 |
Mai |
2012 |
Août |
Architecture |
Clôture d'une année scolaire |
Clôture de l'année scolaire 2010/2011 si ça n'est pas déjà fait. |
Report des divisions, des ensembles et du paramétrage des calendriers sur 2012/2013 |
x |
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P |
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2012 |
Mai |
2012 |
Août |
Architecture |
Divisions |
Création de nouvelles divisions Suppression des divisions qui ne seront plus utilisées |
Divisions modifiables sur années au statut 'En cours' et année 'En préparation' suivante. Modification de la période (trimestre, semestre) possible si aucun nœud et sous-nœud n'est rattaché aux ensembles liés à cette division. Suppression possible si aucune référence n'est rattachée à la division (Ensemble, Nœuds et sous-nœuds, élèves) |
x |
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P |
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2012 |
Mai |
Avant début de saisie des notes |
Architecture |
Ensembles d'élèves |
Création des nouveaux ensembles Suppression des ensembles qui ne seront plus utilisés |
La suppression est possible si aucune référence n'est rattachée à la division (Nœuds et sous-nœuds, élèves) |
x |
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P |
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2012 |
Mai |
Avant création des contrôles |
Architecture |
Personnel et encadrement |
Création des nouvelles fiches personnel Reconduction des fonctions sur année scolaire |
La reconduction concerne les personnels créés après l'ouverture de l'année scolaire suivante |
x |
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T |
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2012 |
Mai |
Avant création ou reconduction des promotions 1214 |
Architecture |
Ouverture d'une année scolaire |
Ouverture de l'année scolaire 2013/2014 pour la mise en place du certificatif (promotions gérées sur deux années scolaire) |
ex : promotion 2012/2014 |
x |
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P |
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2012 |
Mai |
2012 |
Août |
Architecture |
Promotions |
création des promotions (nouvelle formation et formation rénovée) reconduction des promotions non rénovées |
Pas de reconduction possible pour les formations rénovées |
x |
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S |
O |
2012 |
Mai |
2012 |
Août |
Elève |
Saisie des responsables |
La saisie des responsable se fait conjointement à celle des élèves. |
La fiche responsable doit être saisie avant la fiche élève. La référence bancaire est à renseigner sur la fiche du responsable s'il est destinataire du versement de la bourse. |
x |
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S |
O |
2012 |
Mai |
2012 |
Août |
Elève |
Inscription d'un élève |
Inscription des élèves |
Pour les élèves gérés par le certificatif, une promotion doit lui être affectée dès le début de l'année scolaire. L'onglet pré-inscription à l'examen doit être renseigné pour les élèves passant un examen afin d'effectuer la remontée de pré-inscription vers indexa2 au mois d'octobre. La référence bancaire est à renseigner sur la fiche de l'élève s'il est destinataire du versement de la bourse. |
x |
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T |
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2012 |
Juin |
2012 |
Août |
Elève |
Initialisation inscription administrative |
Inscription de manière automatique les élèves MAP bénéficiant d'une inscription fonctionnelle |
Utile si des élèves ont été inscrits sur l'année 2012/2013 avant la livraison des nomenclatures (Mai 2012) |
x |
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S |
O |
2012 |
Juin |
2012 |
Septembre |
Bourses |
Dossier de demande de bourses |
Saisie et reconduction des dossiers de demande de bourses. Vérification des dossiers Préparation du fichier à envoyer vers Luciole. |
Les dossiers sont reconduits automatiquement lors des transferts d'élèves si les barèmes de bourse sont initialisés (fin mai / début juin) |
x |
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T |
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2012 |
Juin |
2012 |
Septembre |
Elève |
Affecter les élèves aux ensembles d'élèves |
Affecter ou enlever des élèves d'ensembles. |
L'affectation des élèves aux ensembles d'élèves est utile dans le cadre de la gestion des notes formatives. |
x |
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T |
O |
2012 |
Août |
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Statistique |
Enquête |
Edition de la Remontée de prérentrée |
Il n'y a pas de fichier à générer pour cette enquête. |
x |
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E |
O |
2012 |
Aout |
2013 |
Juin |
Bourses |
Dossier de demande de bourses |
Vérification des dossiers, Préparation et validation du fichier de dossiers de bourse. |
Seuls les dossiers cochés 'Prêt pour transfert' seront envoyés. |
x |
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E |
O |
2012 |
Août |
2013 |
Juin |
Administration |
Echange de données / Envois |
Envoi de données : - Remontée de dossiers de bourses |
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x |
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T |
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2012 |
Aout |
2012 |
Octobre |
Facturation |
Gestion des autorisations de prélèvement |
Saisie et envoi des autorisations de prélèvement module Cocwinelle Agent comptable |
Possibilité de récupérer les montants prévisionnels de bourse, Possibilité de faire des affectations par lot |
x |
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P |
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2012 |
Aout |
2012 |
Décembre |
Gestion des notes Certificatives |
Saisie des rubans promotions 1214 |
Création des rubans pour les formations 1214 (création du ruban et des contrôles associés) |
Le ruban doit normalement être saisie sur le 1er trimestre de la formation afin d'être valider en fin de 1er trimestre après le passage du président de jury |
x |
x |
x |
x |
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P |
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2012 |
Aout |
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Suivi des calendriers |
Calendrier de référence |
création du/des calendriers (les autres paramètres reconduits automatiquement sont aussi modifiables) |
Il est obligatoire de créer un calendrier sur le paramétrage générique. D'autres calendriers peuvent être ajouter sur des paramétrages spécifiques. |
x |
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E |
O |
2012 |
Septembre |
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Statistique |
Enquête |
Préparation, Vérification et validation de la Remontée de rentrée |
Il faut éditer les documents contractuels |
x |
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E |
O |
2012 |
Septembre |
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Administration |
Echange de données / Envois |
Envoi de données : - Remontée de rentrée |
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x |
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P |
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2012 |
Septembre |
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Gestion des notes Formatives |
Gestion des nœuds et sous-nœuds |
Reconduction des nœuds et sous nœuds de l'année précédentes Création des nouveaux nœuds et sous-nœuds Paramétrage du corps du bulletin |
Le paramétrage du corps du bulletin doit être fait au moins une fois avant l'édition des premiers bulletins. |
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x |
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S |
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2012 |
Septembre |
2012 |
Novembre |
Gestion des notes Certificatives |
Gestion des redoublants et des élèves venant d'un autre établissement intégrant une promotion 1113 |
Pour les redoublants, saisie des notes conservées et des contrôles d'intégration, création des contrôles de positionnement Pour les élèves venant d'autre établissement, intégrant la deuxième année de formation chez vous, création des contrôles d'intégration et de positionnement. |
x |
x |
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I |
O |
2012 |
Septembre |
2013 |
Juin |
Administration |
Echange de données / Intégration |
Récupération de données externes : - Descente INA vers Libellule |
Penser à lancer le traitement des état civil. |
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x |
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T |
O |
2012 |
Septembre |
2013 |
juin |
Elève |
Etat civil à traiter |
Traitement par lot des états civils (traitement à réaliser après intégration du fichier 'Descente INA vers Libellule') |
Doit être fait avant une nouvelle remontée |
x |
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S |
O |
2012 |
Septembre |
2013 |
juin |
Facturation |
Gestion des la facturation |
Préparation des lots de factures, envoi des lots vers la comptabilité, édition des factures. |
x |
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S |
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2012 |
Septembre |
2013 |
Juin |
Gestion des notes Formatives |
Saisie des contrôles Saisie des notes Saisie des appréciations Edition des bulletins |
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x |
x |
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S |
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2012 |
Septembre |
2013 |
Juin |
Gestion des notes Certificatives |
Saisie des notes CCF Edition des relevés |
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x |
x |
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x |
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E |
O |
2012 |
Octobre |
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Statistique |
Enquête |
Préparation, Vérification et validation de la Remontée officielle |
Il faut éditer les documents contractuels |
x |
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E |
O |
2012 |
Octobre |
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Administration |
Echange de données / Envois |
Envoi de données : - Remontée officielle |
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x |
E |
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2012 |
Octobre |
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Elève |
Pré-inscriptions aux examens |
Vérification, génération et validation du fichier de pré-inscription envoyé à INDEXA2. Edition des documents de vérification |
Les envois sont en général fait vers la mi-octobre. La saisie des fiche de pré-inscription peut être faite lors de l'inscription de l'élève. |
x |
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E |
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2013 |
Octobre |
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Administration |
Echange de données / Envois |
Envoi de données : - Préinscription aux examens |
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x |
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I |
O |
2012 |
Novembre |
2013 |
Juin |
Administration |
Echange de données / Intégration |
Récupération de données externes : - Descente de dossiers de bourses |
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x |
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I |
O |
2012 |
Novembre |
2013 |
Mai |
Bourses |
Dossier de demande de bourses |
Maj des données luciole (cas général : une fois par trimestre) |
Intégration des décisions d'instruction Intégration des montants de bourse à verser |
x |
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E |
O |
2013 |
Janvier |
2013 |
Mai |
Statistique |
Enquête |
Préparation, Vérification et validation de la Remontée ajustée |
Il faut éditer les documents contractuels |
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E |
O |
2013 |
Janvier |
2013 |
Mai |
Administration |
Echange de données / Envois |
Envoi de données : - Remontée ajustée |
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x |
I |
O |
2013 |
Mars |
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Administration |
Echange de données / Intégration |
Récupération de données externes : - Descente des notes conservées |
Penser à lancer la vérification des notes conservées. |
x |
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V |
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2013 |
Mars |
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Gestion des notes Certificatives |
Descentes des notes conservées |
Vérification de la correspondance entre les notes conservées saisies dans libellule et celles d'INDEXA2. |
Si discordance lors de la remontée des notes, les notes d'INDEXA2 seront conservées. |
x |
x |
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E |
O |
2013 |
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30 Avril (dernier délai) |
Statistique |
Enquête |
Préparation, Vérification et validation de la Remontée ajustée |
Il ne faut pas éditer les documents liés à l'enquête. |
x |
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E |
O |
2013 |
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30 Avril (dernier délai) |
Administration |
Echange de données / Envois |
Envoi de données : - Remontée ajustée |
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x |
E |
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2013 |
Mai |
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Gestion des notes Certificatives |
Remontée des notes vers INDEXA2 |
Vérification, génération, validation du fichier de note à envoyé à INDEXA2. |
x |
x |
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E |
O |
2013 |
Mai |
2013 |
Juin |
Administration |
Echange de données / Envois |
Envoi de données : - Remontée des notes de CCF |
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x |
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